دليل المستخدم

لمن هذه المنصة؟

• •العيادات والرعاية الصحية: الحجز عبر الإنترنت، التذكيرات، نماذج الموافقة، تقاويم الأخصائيين
• •ورش إصلاح السيارات والهياكل: ملفات المطالبات، صفحة متابعة للعميل، عروض الأسعار، أحداث الكوارث (CAT) (بَرَد/سيول)
• •مكاتب المحاماة: سجلات الموكلين، تذكيرات الجلسات والمواعيد النهائية، جمع المستندات
• •المحاسبون: تذكيرات التصريحات الضريبية والدفع، جمع المستندات من العملاء
• •الأعمال الخدمية العامة: الصالونات، المنتجعات الصحية، الاستشاريون — إدارة علاقات العملاء، عروض الأسعار، الحجوزات والحملات

1. 1

   إنشاء الحساب وتأكيد البريد الإلكتروني

   أنشئ حساباً بالبريد الإلكتروني وكلمة المرور أو عبر Google، ثم انقر رابط التأكيد.

2. 2

   إعداد مساحة العمل

   معالج من 3 خطوات: اسم النشاط والبلد → القطاع → الوحدات. يمكنك البدء ببيانات تجريبية إن أردت.

3. 3

   إضافة العملاء

   واحداً تلو الآخر، أو عبر استيراد CSV، أو بواسطة Vakti AI. أزل البيانات التجريبية في أي وقت عبر "مسح البيانات التجريبية" في لوحة التحكم.

4. 4

   إعداد المواعيد والخدمات

   أضف الأخصائيين والخدمات وساعات العمل، ثم شارك رابط الحجز عبر الإنترنت.

5. 5

   تفعيل أتمتة

   في الأتمتة، اختر قاعدة جاهزة (مثلاً "عند إنشاء موعد → بريد تأكيد") وفعّلها.

6. 6

   متابعة النتائج

   تابع النتائج في الإرسالات وصندوق الوارد والتحليلات.

بعد الإنشاء

• •تعرض شاشة "جارٍ إعداد مساحة عملك" كل خطوة، ثم تُفتح لوحة التحكم.
• •امسح البيانات التجريبية أو حدّثها بنقرة واحدة من الشريط في لوحة التحكم. لا ترسل البيانات التجريبية رسائل حقيقية إلى أي أحد أبداً؛ وتبدأ الأتمتات التجريبية متوقفة مؤقتاً لتفعّلها عندما تكون مستعداً.
• •يمكنك تغيير الوحدات في أي وقت من الإعدادات › الوحدات؛ تختفي الوحدة المعطَّلة من القائمة ومن الأتمتة.
• •تقرأ بطاقة البدء في أعلى لوحة التحكم بياناتك الفعلية وتسمّي الخطوة التالية (الخدمات، الفريق، أول سجل، أول موعد، التذكير). في كل خطوة يفتح "سأقوم بذلك" النموذج المناسب، ويفتح "دع Vakti AI يقوم بذلك" المساعد بطلب مُعدّ مسبقاً؛ يمكنك إخفاء البطاقة، وتختفي من تلقاء نفسها بعد اكتمال الإعداد. لا يراها إلا المالك والمسؤولون.

طرق إضافة جهات الاتصال

• •يدوياً: زر "جديد" → مربع حوار في المنتصف يتضمن الاسم والهاتف (بصيغة E.164، مثلاً +44…) والبريد الإلكتروني والشركة وتاريخ الميلاد والأخصائي المكلَّف والوسوم؛ تظهر الحقول المخصصة الإلزامية وذات القيمة الافتراضية في المقدمة، والبقية تحت "حقول إضافية (N)". كتابة هاتف أو بريد إلكتروني موجود مسبقاً تُظهر تحذيراً فورياً. يفتح "إضافة" السجل الجديد؛ ويُبقي "حفظ وإضافة آخر" النموذج مفتوحاً للإدخال المتتابع؛ وإغلاق نموذج نصف ممتلئ يطلب التأكيد.
• •استيراد CSV: استيراد جماعي من Excel/CSV؛ طابق الأعمدة، بما فيها الحقول المخصصة.
• •Vakti AI: بلغة طبيعية، مثلاً "أضف أحمد خالد، الهاتف …".
• •تلقائياً: تُنشئ الحجوزات عبر الإنترنت والبوابة وطلبات المستندات واستجابات Vakti Forms (الإعداد: مطابقة/إنشاء) جهات اتصال جديدة من تلقاء نفسها.

في صفحة السجل

• •تحذير التكرار: عند إضافة جهة اتصال ببريد إلكتروني/هاتف موجود، يُطلب منك "فتح السجل" أو "الإضافة على أي حال".
• •الدمج: إن كان للشخص نفسه سجلان، اختر "دمج" من قائمة ⋯ في الترويسة → اختر السجل الآخر؛ تنتقل مواعيده وملاحظاته ومهامه ورسائله وعروض أسعاره إلى هنا، وتُملأ الحقول الفارغة، وتُجمع الوسوم، وتُحذف النسخة (لا يمكن التراجع).
• •الإجراءات السريعة: تُنشئ شارتا "ملاحظة" و"مهمة" في نظرة عامة السجلات في مكانها من دون تبديل علامة التبويب (Ctrl/⌘+Enter للحفظ)؛ ويفتح زر "موعد" الأزرق في الترويسة النموذج مملوءاً مسبقاً. يزيد الحفظ عدّاد علامة التبويب ويحدّث الخط الزمني.
• •شريط الرعاية: في أعلى الصفحة، الموعد التالي (التاريخ + الخدمة) أو، إن لم يوجد، آخر زيارة (كهرماني بعد 30 يوماً، أحمر بعد 60) وعدد حالات عدم الحضور والمهام المفتوحة وآخر نشاط والباقات النشطة؛ يفتح النقر على المربع علامة التبويب المرتبطة.
• •البطاقات القابلة للطي: في العمود الجانبي، بيانات التواصل (بما فيها تاريخ الميلاد) والحقول المخصصة وبوابة العملاء (على الهاتف في علامة التبويب "التفاصيل")؛ تبدأ البطاقات الفارغة مطوية وتعرض تلميحاً قصيراً في ترويستها ("فارغ"، "3 حقول"، "لديه وصول"). أما الباقات ففي علامة التبويب "المواعيد".
• •علامات التبويب: "نظرة عامة · المواعيد · الملاحظات والمهام · المستندات"، مع شارات عدد السجلات. تجمع المستندات عروض الأسعار وطلبات المستندات والنماذج والتوقيعات الإلكترونية والمطالبات في مكان واحد.
• •الحقول المخصصة: تُصمَّم كنموذج في العملاء › نموذج جهة الاتصال — نص، رقم، تاريخ، اختيار؛ الترتيب والإلزام ونص المساعدة والقيمة الافتراضية (تُطبَّق على السجلات الجديدة فقط؛ لا تتغير السجلات الموجودة). تعرض بطاقة السجل كل حقل معرَّف، والفارغ منها بشرطة خافتة "—"، ويفتح النقر على الصف ذلك الحقل للتعديل؛ وتعرض الترويسة ملخصاً مثل "حقلان · 1 فارغ".
• •الخط الزمني: الرسائل والمواعيد والملاحظات وتغييرات الحالة وأحداث المستندات وعروض الأسعار في تسلسل زمني واحد.
• •الوسوم والشرائح: تُسنَد الوسوم يدوياً (VIP، ضريبة القيمة المضافة…)؛ أما الشريحة فتُحسب ديناميكياً من قواعد على الوسوم والشركة والحالة (مثلاً "الوسوم تحتوي VIP والحالة نشط"). في صفحة الشرائح تعرض كل بطاقة قواعدها وعدد جهات الاتصال وعدد الإرسالات المجدولة النشطة التي تستخدمها؛ وأثناء التعديل يظهر عدد جهات الاتصال المطابقة وأول الأسماء مباشرةً؛ ويعرض "عرض جهات الاتصال" في قائمة البطاقة جهات اتصال الشريحة في صفحة جهات الاتصال مع تطبيق الفلتر. لا تذهب الإرسالات المجدولة إلا إلى جهات الاتصال النشطة.

لوحة المتابعة

• •اللوحة: بدّل القائمة إلى "اللوحة" لترى الأشخاص في أعمدة المراحل (اسحب للنقل؛ وعلى لوحة المفاتيح ينقل Space ويفتح Enter). تحصل العيادات ومراكز الصحة واستوديوهات اللياقة على لوحة متابعة جاهزة: استفسار جديد · تقييم · نشط · متابعة · منقطع. على الهاتف، اختر مرحلة من الشارات ذات الأعداد في الأعلى؛ يُعرض عمود واحد بكامل العرض، وينقل زر "نقل" بجوار البطاقة إلى مرحلة أخرى.
• •تعرض كل بطاقة الموعد التالي (أخضر) أو عدد الأيام منذ آخر زيارة (30+ كهرماني، 60+ أحمر)، فيبرز من لا حجز تالٍ لهم.
• •يضع "الإسناد من المواعيد" الأشخاص الذين لا مرحلة لهم بحسب سجل مواعيدهم؛ ويمكنك تعديلهم بعد ذلك.

• •يعرض سجل الشركة جهات الاتصال المرتبطة والملاحظات وبيانات التواصل.
• •عند إضافة جهة اتصال، يقترح حقل "الشركة" الشركات الموجودة؛ اكتب اسماً غير مدرج واختر "جديد: …" لإنشائها.
• •لا يمكن إنشاء شركتين بالاسم نفسه ("توجد شركة بهذا الاسم بالفعل.").

• •جهات الاتصال والشركات والقوالب وعروض الأسعار وطلبات المستندات والنماذج وملفات المطالبات في قائمة واحدة.
• •لا يُبحث في سجلات الوحدات المعطَّلة؛ ولا يجد الموظفون سوى جهات الاتصال ضمن نطاقهم.
• •يمكن كتابة أرقام الهواتف بمسافات أو من دونها.

المفاهيم الأساسية

طرق العرض

• •التقويم › الأخصائيون: عمود لكل أخصائي؛ اسحب البطاقة لتغيير وقتها أو أخصائيها (بخطوات 15 دقيقة).
• •يوم / أسبوع / شهر: تقويم تقليدي مع خط الوقت الحالي وتظليل ساعات عدم العمل.
• •القائمة: القادمة / السابقة، فلاتر بحسب الحالة والأخصائي وجهة الاتصال، إضافةً إلى "اليوم فقط".
• •اللوحة: أعمدة الحالة (قيد الانتظار، مؤكد، مكتمل…)، مع المتأخرة في الأعلى.

الحجز عبر الإنترنت

• •رابط قابل للمشاركة: vakti.net/book/your-business — يختار العملاء الخدمة والأخصائي والفترة المتاحة من دون تسجيل دخول.
• •تُفتح الصفحة بشعار نشاطك ولونه؛ وتُعرض الأوقات بالمنطقة الزمنية لنشاطك.
• •فعّله أو أوقفه عبر مفتاح "تفعيل الحجز عبر الإنترنت" في علامة تبويب المواعيد.
• •إدارة الموعد: تنتهي كل رسالة بريد إلكتروني متعلقة بموعد برابط "إدارة الموعد · إضافة إلى التقويم"؛ ومن دون تسجيل دخول يضيفه العميل إلى تقويمه (.ics / تقويم Google) أو يعيد جدولته أو يلغيه (بحسب وضع مواعيد البوابة).

قواعد الحجز (الإعدادات › قواعد الحجز)

• •نافذة الحجز: الحد الأدنى للإشعار المسبق (بالدقائق)، الحد الأقصى للحجز المسبق (بالأيام)، الفاصل بين المواعيد وخطوة الفترات؛ تُقيَّد الخدمة الذاتية للعميل فقط (صفحة الحجز، البوابة، "إدارة الموعد")، وتبقى إجراءات اللوحة حرة.
• •الإلغاء وإعادة الجدولة: المهلة النهائية (بالساعات)، الحد الأقصى لمرات إعادة الجدولة، الحد اليومي لكل عميل؛ بعد انتهاء المهلة يُطلب من العميل التواصل معك. عندما يلغي العميل أو يعيد الجدولة، يتلقى المسؤولون إشعاراً فورياً والمالك بريداً إلكترونياً (يمكن إيقافه في الإشعارات) وتنطلق أتمتة "عند إعادة جدولة موعد".
• •الموافقة: "تأكيد الحجوزات عبر الإنترنت تلقائياً" (إيقافه = قيد الانتظار) و"طلب الموافقة بعد N حالة عدم حضور"؛ ويرفض "العملاء الحاليون فقط" أرقام الهواتف غير المعروفة.
• •نص السياسة: يُكتب بلغات عملائك، ويُعرض فوق مربع الموافقة في صفحة الحجز وفي صفحة "إدارة الموعد". توجد التجاوزات الخاصة بكل خدمة في نموذج الخدمة تحت "قواعد الحجز (هذه الخدمة)"؛ وتُخفى الخدمات التي أُوقف فيها "متاح للحجز عبر الإنترنت" من الصفحة.
• •✨ الوصف للذكاء الاصطناعي: استخدم الزر في أعلى علامة تبويب قواعد الحجز لاختيار إعداد مسبق لقطاعك أو لوصف نشاطك ("الإلغاء قبل يوم واحد على الأقل، وإعادة الجدولة مرتين على الأكثر…")؛ يعرض الذكاء الاصطناعي الحقول التي ستتغير (القديم → الجديد)، فتنقر "تطبيق على النموذج" ثم "حفظ القواعد". لا يتغير شيء قبل الحفظ؛ ومع إيقاف وحدة الذكاء الاصطناعي تُعرض الإعدادات المسبقة فقط.
• •✨ الكتابة بالذكاء الاصطناعي: يكتب الزر في قسم نص السياسة النص بجميع لغات عملائك من القواعد المعروضة على الشاشة (مهل الإلغاء/إعادة الجدولة، الموافقة، الحدود)؛ ويمكنك إضافة ملاحظة عن النبرة ("ودود، التأخر 15 دقيقة يُسقط الحجز"). لا يبتكر قواعد ولا يمس الحقول الرقمية؛ وإن وُجد نص مسبقاً يحذّر من أنه سيُستبدل، ويبقى "حفظ القواعد" مطلوباً.

إضافات الخدمة الذاتية للعملاء

• •سأحضر / وصل: يؤكد زر "✓ سأحضر" الأخضر في أسفل رسائل المواعيد الحضور (شارة "أكد العميل" في اللوحة)؛ ويسجّل "وصل" في درج التفاصيل حضور العميل من دون تغيير الحالة.
• •نموذج ما قبل الموعد: أرفق نموذج Vakti Forms منشوراً بخدمة؛ عند حجز موعد يُدرج رابط نموذج شخصي في بريد التأكيد وصفحة "إدارة الموعد"، مع "مكتمل / قيد الانتظار" في التفاصيل.
• •طلب التقييم: أدخل رابط التقييم في الإعدادات › العلامة التجارية والنشاط؛ استخدم {{workspace.review_link}} في القوالب، ووصفة "طلب التقييم" في الأتمتة، وتعرض المواعيد المكتملة "قيّمنا" في صفحة الإدارة.
• •قائمة الانتظار: بعد تفعيلها في القواعد، تعرض الأيام التي لا فترات متاحة فيها "الانضمام إلى قائمة الانتظار"؛ وعند إلغاء موعد أو نقله يتلقى المطابقون بريداً محدّد المدة "توفرت فترة" ويفوز أول من يحجز؛ راجع المواعيد › قائمة الانتظار.
• •اختيار الأخصائي: ارفع صور الأخصائيين (الأخصائيون › تعديل)؛ ومع تعدد الأخصائيين المؤهلين يمكن للعميل اختيار "أي أخصائي متاح" — تُدمج الأوقات المتاحة ويُسنَد الأخصائي الذي يقدّم الوقت المختار تلقائياً.

ما الذي يمكن للعملاء فعله؟

• •عرض المواعيد أو إلغاؤها أو حجزها.
• •عرض عروض الأسعار والرد عليها، وملء طلبات المستندات، وتنزيل المستندات الموقَّعة.
• •متابعة الحالة والخطوة التالية ورسائلك في ملفات مطالباتهم.
• •تحديث ملفهم الشخصي وتفضيلات التواصل، وتقديم طلبات حماية البيانات (KVKK/GDPR).

الإعداد

• •فعّل بوابة العملاء في الإعدادات › الوحدات.
• •ادعُ جهة اتصال من قسم "بوابة العملاء" في صفحة سجلها (الدعوات صالحة 7 أيام)؛ ويمكنك إلغاء الوصول من المكان نفسه. كما يمكنك استخدام المتغير {{portal_link}} في القوالب.
• •على الهاتف تعرض القائمة السفلية حتى 4 علامات تبويب؛ والبقية تحت "المزيد".

المشاكل الشائعة

• •Webhook 403: Verify Token ليس متطابقاً تماماً في الجهتين.
• •#131058 (hello_world): القالب النموذجي يُرسل من رقم الاختبار فقط؛ استخدم قالبك المعتمد.
• •خطأ الرمز (Token): انتهت صلاحية Access Token أو أنه خاطئ — أعد توليده في المرحلة 5.
• •القالب غير مدرج: انتظر حتى يصبح APPROVED في Meta، ثم زامن.

الأنواع

• •البريد الإلكتروني: محرر مرئي (عناوين، قوائم، مربع معلومات، روابط؛ المتغيرات كشارات مقروءة) — وHTML الخام خلف مفتاح "متقدم (HTML)"؛ وسطر الموضوع. تُضاف ترويسة العلامة التجارية وتذييلها تلقائياً باسم نشاطك عند الإرسال؛ وتطابق المعاينة البريد المُرسل (سطح المكتب / الجوال).
• •SMS: نص عادي مع عدّاد للأحرف.
• •WhatsApp: تُزامَن القوالب المعتمدة في Meta.

المتغيرات (أدرجها بالنقر في اللوحة)

• •جهة الاتصال: {{name}}، {{phone}}، {{email}}، الحقول المخصصة (مثلاً {{due_date_formatted}})
• •الموعد: {{appointment.date}}، {{appointment.time}}، {{appointment.service}}، {{appointment.staff}}، {{appointment.manage_link}}، {{appointment.calendar_link}}
• •ملف المطالبة: {{claim_ref}}، {{plate}}، {{status_label}}، {{tracking_url}}
• •الرابط: {{portal_link}} — تسجيل دخول لمرة واحدة إلى بوابة العملاء

أنواع التكرار

• •لمرة واحدة (لا يمكن الجدولة في الماضي)
• •كل يوم أو كل N أيام — في الأوقات المختارة
• •أيام العمل (الاثنين–الجمعة) أو أسبوعياً — في الأيام المختارة، واختيارياً كل أسبوعين أو أكثر؛ ومع "وقت مختلف لكل يوم" مثلاً الاثنين 09:00، الثلاثاء 12:00، الجمعة 14:00
• •شهرياً — في أيام محددة من الشهر (بما فيها "آخر يوم") أو "أول/آخر اثنين من الشهر"
• •الانتهاء: أبداً، أو في تاريخ، أو بعد N إرسالات؛ تعرض بطاقة الملخص الإرسالات الخمسة التالية

الجمهور

• •جهات الاتصال: قائمة مختارة يدوياً
• •الشريحة: قائمة ديناميكية بكل من يطابق قاعدة — يُعاد حسابها في كل تشغيل

• •الحالات: في الانتظار → مُرسل → تم التسليم؛ تعرض الفاشلة سبب الخطأ وعدد مرات إعادة المحاولة. عند بلوغ الحصة تبقى الإرسالات "في الانتظار" وتخرج بعد تجددها؛ "غير مؤكد": أُعيد تشغيل النظام أثناء الإرسال وقد تكون الرسالة سُلِّمت (لا تُعاد تلقائياً لتجنب التكرار). بطاقات ملخص في الأعلى (المُرسل، نسبة فتح البريد الإلكتروني، المجدول، المشاكل)؛ علامات التبويب "المُرسل · المجدول · المشاكل · الكل"؛ بحث بالاسم/البريد الإلكتروني/الهاتف. تعرض علامة التبويب المجدول موعد خروج كل رسالة. انقر الصف لعرض محتوى الرسالة وخطواتها؛ ويمكن إعادة الإرسال الفاشل أو غير المؤكد المعتمد على قالب إلى الانتظار عبر "إعادة الإرسال".
• •تم الفتح: عند فتح البريد الإلكتروني (تحميل الصور) يعرض الصف تسمية "تم الفتح".
• •تم النقر: تُغلَّف الروابط في رسائل البريد الإلكتروني برابط متابعة موقَّع؛ وعندما ينقر العميل تظهر "تم النقر" (لا تُغلَّف روابط إلغاء الاشتراك).
• •التفاصيل: اسم القالب وأوقات الانتظار والإرسال والفتح والنقر.

• •ردود البريد الإلكتروني: مع تفعيل "تصل الردود إلى صندوق وارد Vakti" في القنوات › البريد الإلكتروني، يصل رد العميل إلى هنا.
• •المشاعر والاستعجال: يصنّف الذكاء الاصطناعي الرسائل الواردة إيجابي / محايد / سلبي؛ والرسالة التي تتجاوز حد الاستعجال الذي تحدده في الإعدادات › ذكاء صندوق الوارد تصبح عاجلة وتُدرج أولاً وترسل إشعاراً فورياً.
• •شارة النية والفلتر: تظهر نية الرسالة (حجز / إعادة جدولة / إلغاء / سؤال / شكوى، أو النيات المخصصة التي تعرّفها في الإعدادات) كشارة زرقاء على الفقاعة والصف والترويسة؛ استخدم منتقي "النية" في نهاية صف الفلاتر لعرض المحادثات ذات تلك النية فقط. تظهر العلامة النشطة (مثلاً "يحتاج إلى رد؟") كنقطة زرقاء على الصف.
• •حالة المحادثة: علّم المحادثة مفتوحة / قيد الانتظار / مغلقة؛ تعرض القائمة المحادثات المفتوحة افتراضياً، وتُعاد المحادثة المغلقة إلى الفتح تلقائياً عندما يكتب العميل مجدداً.
• •الإسناد: أسنِد رسالة إلى عضو في الفريق؛ لا يرى الموظفون سوى رسائل عملائهم.
• •الردود الآلية (خارج المكتب وغيرها) لا تُحسب في إحصاءات المشاعر.
• •الملاحظات الداخلية: علامة التبويب "ملاحظة" في محرر الرسائل — لا يراها إلا فريقك ولا يُرسل شيء إلى العميل؛ وتبقى في المحادثة كبطاقة صفراء.
• •لوحة جهة الاتصال: بيانات التواصل والخط الزمني في اللوحة الجانبية؛ وعلى الشاشات الضيقة افتحها بزر "جهة الاتصال".
• •الإرسال: يرسل Enter في WhatsApp/SMS؛ وفي البريد الإلكتروني يضيف Enter سطراً ويرسل Ctrl/⌘+Enter. أدرج قالباً عبر "قالب" أو "/"، أو احصل على رد مقترح عبر "مسودة بالذكاء الاصطناعي" (تُحسب من حصة الذكاء الاصطناعي الشهرية).
• •لوحة المفاتيح: j/k للتنقل بين المحادثات، e فتح/إغلاق، r رد، n ملاحظة، ? قائمة الاختصارات.

ذكاء صندوق الوارد (الإعدادات › ذكاء صندوق الوارد)

• •سياق النشاط وتعريف الاستعجال: صِف نشاطك في جملتين أو ثلاث وحدّد ما يعنيه الاستعجال لديك ("ألم شديد، نزيف")؛ واضبط الحساسية بشريط حد الاستعجال — الحد الأدنى يعلّم رسائل أكثر كعاجلة.
• •النيات والعلامات: عدّل النيات الست الافتراضية (حجز، إعادة جدولة، إلغاء، سؤال، شكوى، أخرى) أو أزلها أو وسّعها بنياتك الخاصة (12 على الأكثر)؛ وتظهر علامات نعم/لا مثل "يحتاج إلى رد؟" (5 على الأكثر) كنقطة زرقاء على الصف.
• •التجربة برسالة نموذجية: الصق رسالة عميل قبل الحفظ وشاهد احتمالات المشاعر / النية / العلامات كأشرطة (يستهلك طلب ذكاء اصطناعي واحداً). لا يُكتب شيء قبل "حفظ الإعدادات"؛ ومع إيقاف وحدة الذكاء الاصطناعي تعرض علامة التبويب تنبيهاً فقط.

1. 1

   الإنشاء

   عروض الأسعار → جديد (أو من سجل جهة اتصال أو ملف مطالبة). البنود: الوصف، الكمية، الوحدة، السعر، ضريبة القيمة المضافة؛ خصم بالنسبة المئوية؛ عملة لكل عرض.

2. 2

   الإرسال

   اختر تاريخ الصلاحية (لا تُقبل التواريخ الماضية) → "إرسال". يتلقى العميل بريداً إلكترونياً مع ملف PDF مرفق ورابط إلى العرض.

3. 3

   رد العميل

   يعرض العميل العرض عبر الرابط ويقبله (اختيارياً بتوقيع إلكتروني) أو يرفضه؛ وتصل أي أسئلة إلى صندوق الوارد.

4. 4

   بعد ذلك

   عند القبول يُرسل ملف PDF مختوم وبريد تأكيد، ويصبح ملف المطالبة المرتبط "معتمداً". تحتاج إلى تغييرات؟ أرسل مراجعة (R1، R2…) — تُغلق النسخة السابقة.

مزايا إضافية

• •القوالب: احفظ عرض سعر متكرر الاستخدام كقالب وابدأ منه.
• •التذكيرات: تذكيرات تلقائية ويدوية لعروض الأسعار التي لم يُرَد عليها؛ وتصبح العروض المنتهية "منتهية الصلاحية".
• •الأتمتة: مشغّلات "إرسال / قبول / رفض عرض سعر".
• •البوابة: يمكن للعملاء أيضاً رؤية عروض أسعارهم في البوابة.
• •بعد القبول: تعرض عروض الأسعار المقبولة اختصاري "جدولة موعد" و"إنشاء مهمة".
• •المقاييس: بطاقة "عروض الأسعار" في لوحة التحكم والتحليلات: بانتظار الرد، المبلغ المعلّق، نسبة التحويل (90 يوماً)، متوسط وقت الاستجابة.

1. 1

   إعداد الطلب

   طلبات المستندات → جديد (أو من قالب قطاعك). البنود: رفع ملف، سؤال (نص، تاريخ، رقم، اختيار)، بند توقيع. يمكن إظهار بند شرطياً بحسب الإجابة على بند آخر.

2. 2

   الإرسال

   يتلقى العميل رابطاً بالبريد الإلكتروني (/r/…)؛ يُفتح من دون تسجيل دخول ويعمل على الجوال.

3. 3

   ملء العميل للطلب

   يرفع الملفات (PDF، صور، Office، ZIP)، ويجيب عن الأسئلة، ويوقّع إن لزم، ثم يُرسل.

4. 4

   المراجعة

   اعتمد كل بند أو ارفضه مع ذكر السبب؛ تُعاد البنود المرفوضة إلى العميل لفتحها مجدداً. ويمكن اختيارياً كتابة الإجابات في حقول جهة الاتصال.

الأمان والاحتفاظ بالبيانات

• •تُفحص الملفات المرفوعة ضد الفيروسات؛ وتُزال بيانات الموقع (EXIF) من الصور.
• •نزّل جميع الملفات كملف ZIP واحد، أو احذفها واحداً تلو الآخر.
• •تُحذف الملفات التي تجاوزت مدة الاحتفاظ بالبيانات (KVKK) تلقائياً؛ ويحتفظ البند بملاحظة "حُذفت الملفات (حماية البيانات).".
• •تخرج رسائل التذكير تلقائياً؛ تابع التقدم في لوحة التحكم والتحليلات.

التكاملات والأتمتة

• •علامة تبويب التكاملات: Webhook (JSON موقَّع بـ HMAC)، Slack وDiscord (عنوان webhook وارد)، البريد الإلكتروني (إشعار للفريق أو رد آلي للمجيب)؛ تشغيل شرطي، "إرسال اختبار"، سجل التشغيل، 3 محاولات إعادة.
• •الأتمتة: مشغّل "استلام استجابة Vakti Forms" (يمكن استخدام الإجابات في الشروط) وإجراء "إرسال نموذج" (مثلاً استبيان عند إكمال موعد).
• •سجل جهة الاتصال: تُطابَق حقول الاسم/البريد الإلكتروني/الهاتف مع جهة الاتصال والحقول المخصصة؛ تعرض علامة التبويب "النماذج" الاستجابات والدعوات المعلّقة؛ وform.sent / form.submitted في الخط الزمني.
• •نموذج جهة الاتصال: تُصمَّم الحقول المخصصة لجهات الاتصال كنموذج في جهات الاتصال › نموذج جهة الاتصال (الإلزام، نص المساعدة، الترتيب)؛ ومع تفعيل النماذج ترى أي نموذج يستخدم أي حقل ويمكنك إنشاء "نموذج تسجيل العملاء" بنقرة واحدة.

الوصول والأمان واللغات

• •كلمة مرور، تاريخ الإغلاق، حد الاستجابات، نص الإغلاق؛ مصيدة (honeypot) وCloudflare Turnstile اختياري.
• •كتلة موافقة إلزامية (نص GDPR/KVKK جاهز بـ 6 لغات)، حذف الاستجابات تلقائياً بعد مدة الاحتفاظ، فحص الملفات المرفوعة ضد الفيروسات.
• •معرض القوالب: تواصل، استبيان رضا، استمارة ما قبل الموعد، تسجيل في فعالية، طلب عرض سعر، نموذج موافقة (موقَّع)؛ احفظ نموذجك كقالب.
• •لوحة الترجمات: ترجم العنوان والوصف والتسميات والخيارات إلى لغات عملاء مساحة عملك (بنقرة واحدة بالذكاء الاصطناعي)؛ يرى الزوار ?lang= أو لغة متصفحهم.

1. 1

   المستند

   التوقيع الإلكتروني → معالج مستند جديد: ارفع ملف PDF وأضف عنواناً ورسالة؛ واحتفظ بالمستندات متكررة الاستخدام كقوالب.

2. 2

   الحقول

   اسحب حقول التوقيع والأحرف الأولى والتاريخ والنص إلى ملف PDF؛ وأسنِد كل حقل إلى موقّع. يقترح Vakti AI مواضع الحقول.

3. 3

   المستلمون والإرسال

   اختر الموقّعين من جهات الاتصال وحدّد ترتيب التوقيع؛ يُفتح الرابط بلغة الموقّع. الإرسال الجماعي إلى شريحة مدعوم.

4. 4

   التوقيع والإثبات

   يقبل الموقّع شاشة الموافقة أولاً ثم يوقّع بالرسم أو الكتابة؛ يُنشأ ملف PDF مختوم وصفحة إثبات (الوقت، IP، الجهاز) ويتلقى الجميع بريد الإكمال.

• •شارات الحالة (مسودة، بانتظار التوقيع، مكتمل، مرفوض، منتهي الصلاحية)؛ تعرض التفاصيل خطاً زمنياً لكل مستلم (أُرسل / فُتح / وُقّع) مع التذكير والإلغاء.
• •يجب على الموقّع الرافض ذكر السبب؛ ويُشعَر مالك المستند.
• •تؤكد صفحة التحقق (رمز QR على ملف PDF) أن المستند مختوم ولم يتغير.
• •مشغّلات الأتمتة: اكتمال / رفض / انتهاء صلاحية التوقيع الإلكتروني. الباقة المجانية: 10 مستندات شهرياً.

الأتمتة والمقاييس

• •المشغّلات: تغيّر الحالة، رفع مستند، اقتراب SLA، خمول الملف.
• •أنشئ عرض سعر من ملف مطالبة؛ وعند القبول يصبح الملف "معتمداً".
• •خروقات SLA وتوزيع الحالات في لوحة التحكم والتحليلات؛ ويرى العملاء "مطالباتي" في البوابة.

المشغّلات

الإجراءات

• •إرسال رسالة: القناة + القالب؛ "فوراً" أو بعد 15 دقيقة – يوم واحد من الحدث. تُتخطى جهات الاتصال التي لا بريد إلكتروني لها.
• •الانتظار: من 15 دقيقة إلى 7 أيام قبل الإجراء التالي.
• •إضافة / إزالة وسم، تحديث حقل، إنشاء مهمة (العنوان، المكلَّف، تاريخ الاستحقاق)، إشعار عضو في الفريق.
• •إرسال نموذج: يرسل نموذج Vakti Forms المختار إلى جهة الاتصال بالبريد الإلكتروني كدعوة شخصية (مثلاً استبيان رضا عند إكمال موعد).

أمثلة على الطلبات

• •"ما مواعيدنا غداً؟"
• •"أضف أحمد خالد واحجز له فحصاً يوم الخميس في 2:00 مساءً."
• •"أرسل تذكيراً بالبريد الإلكتروني إلى العملاء ذوي المواعيد القادمة."
• •"ادعُ سارة إلى الفريق بدور مسؤول."
• •"الدكتور خالد في إجازة يوم 20 أكتوبر." / "نغلق بعد الساعة 1 ظهراً يوم الجمعة."
• •"ما نسبة عدم الحضور لدي في آخر 30 يوماً؟" / "أي قناة الأفضل أداءً؟"

الإدارة والمستندات

• •"أنشئ مهمة للاتصال بأحمد خالد غداً وأسنِدها إليّ."
• •"أضف ملاحظة إلى أحمد خالد: حساسية من البنسلين."
• •"أضف شركة خالد للمقاولات واربط أحمد خالد بها."
• •"أضف خدمة مدتها 45 دقيقة باسم العلاج الطبيعي، السعر 80."
• •"أضف الدكتورة ليلى حسن كأخصائية تقدّم العلاج الطبيعي."
• •"أوقف حملة الجمعة مؤقتاً." / "أي الحملات نشطة؟"
• •"عطّل أتمتة عيد الميلاد."
• •"غيّر اسم الوسم vip إلى عميل VIP." / "ادمج الوسم old في archive."
• •"أرسل نموذج الموافقة إلى أحمد خالد بالبريد الإلكتروني."
• •"اطلب من أحمد خالد نسخة من الرخصة والهوية، الاستحقاق بعد 5 أيام."
• •"أعدّ عرض سعر لأحمد خالد: 3 جلسات علاج طبيعي بسعر 80 لكل جلسة."
• •"اجعل سعر العلاج الطبيعي 90." / "أغلق التدليك للحجز عبر الإنترنت."
• •"غادرت الدكتورة ليلى؛ اجعلها غير نشطة."
• •"افتح لأحمد باقة علاج طبيعي من 10 جلسات، 700، صالحة 3 أشهر."
• •"افتح ملف مطالبة لأحمد للوحة 34 ABC 123، حادث يوم 10 أكتوبر."
• •"انقل المطالبة CL-2026-0003 إلى قيد الإصلاح، الخطوة التالية: انتظار قطع الغيار."
• •"أسنِد محادثة أحمد إلى سارة." / "ما الرسائل المنتظرة؟"
• •"أرسل لأحمد تذكيراً بعرض السعر." / "ذكّر سارة بالمستندات."
• •"أرسل اتفاقية الموافقة إلى أحمد خالد للتوقيع."
• •"أرسل نموذج الموافقة إلى جميع المرضى الموسومين VIP."
• •"غيّر وقت إرسال حملة الجمعة إلى 10:00."
• •"اجعل مهلة الإلغاء 24 ساعة واسمح بإعادة جدولة واحدة على الأكثر." (قواعد الحجز؛ للمسؤولين فقط)

1. 1

   اسأل

   اسأل بلغة طبيعية، أو استخدم شارات الرد السريع.

2. 2

   الخطة

   تُعرض الإجراءات كبطاقات (جهة اتصال، موعد، إرسال…).

3. 3

   الموافقة

   عدّل أو وافق أو ارفض.

4. 4

   التنفيذ

   ينفّذ النظام الخطة؛ وتظهر النتائج في المحادثة.

الربط

1. 1

   claude.ai (الويب، سطح المكتب، الجوال)

   Customize › Connectors › Add custom connector؛ أدخل https://vakti.net/api/mcp كعنوان. انقر Connect: تُفتح شاشة تسجيل الدخول والموافقة في Vakti؛ اختر مساحة عملك ثم اختر السماح.

2. 2

   Claude Code

   في الطرفية نفّذ claude mcp add --transport http vakti https://vakti.net/api/mcp، ثم سجّل الدخول عبر /mcp.

3. 3

   ChatGPT وGemini وCursor وVS Code وWindsurf…

   أضف العنوان نفسه (https://vakti.net/api/mcp) كخادم MCP؛ يسجّل العميل نفسه لـ OAuth وتُفتح شاشة تسجيل الدخول والموافقة نفسها في Vakti.

4. 4

   أين أجد العنوان؟

   الحساب › الأمان › تطبيقات الذكاء الاصطناعي المتصلة تعرض العنوان مع زر نسخ؛ وتُدرج التطبيقات المتصلة هناك أيضاً.

أمثلة على الطلبات

• •"ما مواعيدي غداً؟"
• •"أضف أحمد خالد واحجز فحصاً يوم الخميس في 2 مساءً."
• •"الدكتور خالد في إجازة يوم 20 أكتوبر."
• •"أضف الملاحظة 'حساسية من البنسلين' إلى مريم يوسف."
• •"ما نسبة عدم الحضور لدي في آخر 30 يوماً؟"

التثبيت

• •Chrome / Edge / Android: رمز "تثبيت" في شريط العنوان.
• •iPhone / iPad: Safari → مشاركة → "إضافة إلى الشاشة الرئيسية".

الإشعارات

• •رسالة عميل عاجلة (صندوق الوارد)
• •فتح / إرسال طلب مستندات من العميل
• •استجابة نموذج جديدة (Vakti Forms؛ يمكن إيقافها لكل نموذج)
• •فعّلها في إعدادات مساحة العمل › الإشعارات؛ يطلب كل جهاز الإذن على حدة.

الأدوار

• •المالك: وصول كامل؛ المالك وحده يمكنه حذف مساحة العمل.
• •المسؤول: الأعضاء والإعدادات والقنوات وجميع الوحدات (عدا الإجراءات الخاصة بالمالك).
• •المشغّل: جهات الاتصال والقوالب والمواعيد والإرسالات؛ من دون وصول إلى إعدادات الأعضاء أو مساحة العمل.
• •الموظف: مرتبط بسجل أخصائي؛ لا يرى سوى تقويمه ومواعيده وعملائه. الإعدادات والقوالب والقنوات محظورة عليه.

• •يمكن تفعيلها/إيقافها: المواعيد والأخصائيون، المراسلة، صندوق الوارد، المهام، الأتمتة، التوقيع الإلكتروني، التحليلات، Vakti AI، بوابة العملاء، متابعة المطالبات، عروض الأسعار، طلبات المستندات، Vakti Forms.
• •جهات الاتصال والقنوات والفريق والإعدادات مفعّلة دائماً.
• •تختفي الوحدة المعطَّلة من القائمة والبحث ومشغّلات الأتمتة؛ ولا تُحذف بياناتها وتعود عند تفعيلها مجدداً.

حسابي

• •الاسم: عدّل واحفظ.
• •تغيير البريد الإلكتروني: يُرسل رابط تأكيد إلى العنوان الجديد؛ تواصل تسجيل الدخول بالعنوان القديم حتى يُؤكَّد، ويُرسل تنبيه أمني إلى العنوان القديم.
• •حذف الحساب: يُؤكَّد بكلمة مرورك. إن كنت تملك مساحة عمل، سيُطلب منك حذفها أولاً؛ ويقوم زر "حذف مساحة العمل" في القائمة بذلك من دون فتح مساحة العمل.
• •الإشعارات: تفضيلك لبريد أخبار المنتج (شخصي، غير مرتبط بمساحة عمل).

الأمان

• •المصادقة الثنائية (2FA): تطبيق مصادقة + رموز احتياطية لمرة واحدة (XXXXX-XXXXX)؛ يتطلب تفعيلها وإعادة توليد الرموز الاحتياطية كلمة مرورك.
• •الجلسات: اعرض الأجهزة النشطة وسجّل الخروج من الجلسات الأخرى.
• •القفل: بعد محاولات كلمة مرور فاشلة متكررة يُقفل الحساب لفترة.

• •إلغاء الاشتراك: تتضمن رسائل الحملات رابط إلغاء اشتراك بنقرة واحدة وترويسة لذلك؛ ولا تتلقى جهات الاتصال التي ألغت اشتراكها رسائل بريد إلكتروني.
• •İYS (سجل الموافقة على الرسائل التجارية في تركيا): تُخزَّن حالة الموافقة لكل جهة اتصال؛ ولا تُرسل رسائل تجارية إلى أي أحد من دون موافقة.
• •طلبات أصحاب البيانات: تُرسل طلبات KVKK (قانون حماية البيانات التركي) / GDPR إلى نشاطك من بوابة العملاء؛ وعند حذف جهة اتصال تُنظَّف ملفاتها أيضاً.
• •الاحتفاظ بالبيانات: تُحذف ملفات طلبات المستندات عند انتهاء مدة الاحتفاظ بها، وملفات السجلات المحذوفة، تلقائياً من التخزين.
• •الموافقات وإشعارات الخصوصية: وقّعها عبر التوقيع الإلكتروني أو طلبات المستندات أو Vakti Forms (كتلة موافقة إلزامية، حقل توقيع، مدة احتفاظ) واحتفظ بسجل.