Benutzerhandbuch

Für wen?

• •Praxen & Gesundheit: Online-Terminbuchung, Erinnerungen, Einwilligungserklärungen, Mitarbeiterkalender
• •Kfz-Werkstätten & Karosseriebau: Schadenfälle, öffentliche Tracking-Seite für Kunden, Angebote, Großschadenereignisse (Hagel/Überschwemmung)
• •Kanzleien: Mandantenakten, Erinnerungen an Verhandlungstermine und Fristen, Dokumentensammlung
• •Steuerberatung: Erinnerungen an Steuererklärungen und Zahlungen, Dokumente bei Mandanten anfordern
• •Allgemeine Dienstleister: Friseur, Spa, Beratung – CRM, Angebote, Buchungen und Kampagnen

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   Registrieren und E-Mail bestätigen

   Erstellen Sie ein Konto mit E-Mail und Passwort oder mit Google. Klicken Sie auf den Bestätigungslink.

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   Arbeitsbereich einrichten

   Assistent in 3 Schritten: Firmenname und Land → Branche → Module. Auf Wunsch starten Sie mit Demodaten.

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   Kunden hinzufügen

   Einzeln, per CSV-Import oder mit Vakti AI. Demodaten entfernen Sie im Dashboard mit „Demodaten löschen“.

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   Termine und Leistungen festlegen

   Mitarbeiter (Ressourcen), Leistungen und Arbeitszeiten. Teilen Sie Ihren Link zur Online-Terminbuchung.

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   Automatisierung aktivieren

   Wählen Sie unter Automatisierungen eine vorbereitete Regel (z. B. „Wenn ein Termin erstellt wird → Bestätigungs-E-Mail“) und aktivieren Sie sie.

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   Ergebnisse verfolgen

   Behalten Sie die Ergebnisse unter Versände, Posteingang und Analysen im Blick.

Nach dem Erstellen

• •Der Bildschirm „Ihr Arbeitsbereich wird eingerichtet“ zeigt den Fortschritt, danach öffnet sich das Dashboard.
• •Demodaten lassen sich über den Hinweisbalken im Dashboard mit einem Klick löschen oder neu erzeugen.
• •Module können Sie jederzeit unter Einstellungen › Module ändern; deaktivierte Module erscheinen weder im Menü noch in Automatisierungen.

So legen Sie Kontakte an

• •Manuell: Schaltfläche „Neu“ → Name, Telefon (E.164, z. B. +49 …), E-Mail, Tags, zuständiger Mitarbeiter.
• •CSV-Import: in großer Zahl aus Excel/CSV; Spalten werden zugeordnet, auch benutzerdefinierte Felder lassen sich befüllen.
• •Vakti AI: in natürlicher Sprache, etwa „Anna Weber anlegen, Telefon …“.
• •Automatisch: Online-Terminbuchung, Portal, Dokumentenanfragen und Vakti-Forms-Antworten (Einstellung: zuordnen/anlegen) legen neue Kontakte selbstständig an.

Auf der Detailseite

• •Dublettenwarnung: Legen Sie einen Kontakt mit bereits vorhandener E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an, werden Sie gefragt: „Datensatz öffnen“ oder „Trotzdem hinzufügen“.
• •Zusammenführen: Hat dieselbe Person zwei Datensätze, im ⋯-Menü der Kopfzeile „Zusammenführen“ wählen → den anderen Datensatz auswählen; Termine, Notizen, Aufgaben, Nachrichten und Angebote werden hierher verschoben, leere Felder gefüllt, Tags zusammengeführt und die Kopie gelöscht (nicht rückgängig zu machen).
• •Schnellaktionen: Die Chips „Notiz“ und „Aufgabe“ öffnen ein Eingabefeld direkt an Ort und Stelle, ohne den Reiter zu wechseln (Strg/⌘+Enter speichert); „Termin“ öffnet das Formular mit vorausgefülltem Kontakt. Nach dem Speichern steigt der Zähler des Reiters und die letzten Aktivitäten werden aktualisiert.
• •Auf einen Blick: oben in der Übersicht – nächster Termin (Datum + Leistung), Anzahl offener Aufgaben, letzte Aktivität und aktive Pakete; ein Klick auf eine Kachel öffnet den passenden Reiter.
• •Einklappbare Karten: Kontaktdaten, benutzerdefinierte Felder, besondere Termine, Kundenportal und Pakete; leere Karten sind zunächst eingeklappt und zeigen in der Kopfzeile einen kurzen Hinweis („Leer“, „3 Felder“, „Hat Zugang“). Ihre Auswahl bleibt in diesem Browser gespeichert; Stift und „Termin hinzufügen“ funktionieren auch eingeklappt.
• •Reiter: „Notizen“, „Aufgaben“, „Termine“ und ähnliche Reiter zeigen einen Zähler; auf schmalen Bildschirmen wandern nicht passende Reiter in ein Menü „Mehr“.
• •Benutzerdefinierte Felder: werden unter Kontakte › Kontaktformular wie ein Formular gestaltet — Text, Zahl, Datum, Auswahl; Reihenfolge, Pflichtfeld und Hilfetext; erscheinen mit denselben Eingaben im Kontakt-Panel und im Datensatz, im lokalen Format, und sind in Vorlagen als Variablen nutzbar. Funktioniert auch ohne Vakti Forms.
• •Verlauf: Nachrichten, Termine, Notizen, Statusänderungen sowie Dokument- und Angebotsereignisse in einer Chronologie.
• •Tags und Segmente: Tags vergeben Sie manuell (VIP, USt …); Segmente werden dynamisch per Regel berechnet (z. B. „VIP und Termin in den letzten 30 Tagen“).

• •Im Firmendatensatz sehen Sie verknüpfte Kontakte, Notizen und Kontaktdaten.
• •Beim Anlegen eines Kontakts schlägt das Feld „Firma“ vorhandene Firmen vor; geben Sie einen neuen Namen ein, legen Sie die Firma über „Neu: …“ an.
• •Eine zweite Firma mit demselben Namen ist nicht möglich („Ein Eintrag (Firma) mit diesem Namen existiert bereits.“).

• •Kontakte, Firmen, Vorlagen, Angebote, Dokumentenanfragen, Formulare und Schadenfälle in einer Liste.
• •Datensätze deaktivierter Module werden nicht durchsucht; Mitarbeiter finden nur Kontakte in ihrem eigenen Zuständigkeitsbereich.
• •Telefonnummern können mit oder ohne Leerzeichen eingegeben werden.

Grundbegriffe

Ansichten

• •Kalender › Mitarbeiter: eine Spalte pro Mitarbeiter; ziehen Sie eine Karte, um Uhrzeit oder Mitarbeiter zu ändern (15-Minuten-Raster).
• •Tag / Woche / Monat: klassischer Kalender; mit Jetzt-Linie und schraffierten Zeiten außerhalb der Arbeitszeit.
• •Liste: Anstehend / Vergangen, Filter nach Status, Mitarbeiter und Kontakt, „Nur heute“.
• •Board: Statusspalten (Ausstehend, Bestätigt, Abgeschlossen …), überfällige Termine oben.

Online-Terminbuchung

• •Teilbarer Link: vakti.net/book/ihr-unternehmen – Kunden wählen ohne Anmeldung Leistung, Mitarbeiter und freien Termin.
• •Die Seite erscheint mit Logo und Farbe Ihres Unternehmens; Uhrzeiten werden in der Zeitzone Ihres Unternehmens angezeigt.
• •Ein- und ausschalten über den Schalter „Online-Terminbuchung aktivieren“ im Bereich Termine.
• •Termin verwalten: Jede terminbezogene E-Mail endet mit dem Link „Termin verwalten · Zum Kalender hinzufügen“; ohne Anmeldung trägt der Kunde den Termin in seinen Kalender ein (.ics / Google Kalender), verschiebt oder storniert ihn (richtet sich nach dem Portal-Terminmodus).

Terminregeln (Einstellungen › Terminregeln)

• •Buchungsfenster: Mindestvorlauf (Minuten), maximaler Vorlauf (Tage), Puffer zwischen Terminen und Zeitraster; begrenzt nur den Kunden-Self-Service (Buchungsseite, Portal, „Termin verwalten“), Aktionen im Panel bleiben frei.
• •Stornierung und Verschiebung: Frist (Stunden), maximale Verschiebungen, Tageslimit pro Kunde; nach Ablauf der Frist wird der Kunde gebeten, Sie zu kontaktieren. Storniert oder verschiebt ein Kunde, erhalten Admins einen Push und der Inhaber eine E-Mail (unter Benachrichtigungen abschaltbar), und die Automation „Wenn ein Termin verschoben wird“ löst aus.
• •Bestätigung: „Online-Buchungen automatisch bestätigen“ (aus = Wartet) und „Bestätigung nach N Nichterscheinen verlangen“; „Nur bestehende Kunden“ lehnt unbekannte Telefonnummern ab.
• •Richtlinientext: in Ihren Kundensprachen, erscheint über dem Zustimmungsfeld der Buchungsseite und auf „Termin verwalten“. Pro Leistung überschreibbar im Leistungsformular unter „Terminregeln (diese Leistung)“; Leistungen mit ausgeschaltetem „Online buchbar“ erscheinen nicht auf der Seite.
• •✨ Der KI beschreiben: Über die Schaltfläche oben rechts im Reiter Terminregeln wählen Sie eine Branchenvorlage oder beschreiben Ihr Unternehmen („Absage mindestens 1 Tag vorher, höchstens 2-mal verschieben…“); die KI listet die Felder, die sich ändern (alt → neu), Sie klicken „Ins Formular übernehmen“ und dann „Regeln speichern“. Ohne Speichern ändert sich nichts; bei ausgeschaltetem KI-Modul erscheinen nur die Vorlagen.
• •✨ Mit KI schreiben: Die Schaltfläche im Abschnitt Richtlinientext schreibt den Text in allen Kundensprachen aus den Regeln auf dem Bildschirm (Absage-/Verschiebefrist, Freigabe, Limits); optional ergänzen Sie einen Hinweis zum Ton („freundlich, 15 Minuten Verspätung verfällt der Termin“). Es werden keine Regeln erfunden, Zahlenfelder bleiben unverändert; vorhandener Text wird nach Hinweis überschrieben, „Regeln speichern“ bleibt nötig.

Kunden-Self-Service-Erweiterungen

• •Ich komme / Angekommen: der grüne Button „✓ Ich komme“ unten in Termin-E-Mails bestätigt die Teilnahme (Chip „Kunde hat bestätigt“ im Panel); „Angekommen“ in der Detailansicht checkt den Kunden ein, ohne den Status zu ändern.
• •Formular vor dem Termin: einer Leistung ein veröffentlichtes Vakti-Forms-Formular zuweisen; bei der Buchung geht ein persönlicher Formularlink in die Bestätigungs-E-Mail und auf „Termin verwalten“, im Detail „Ausgefüllt / Ausstehend“.
• •Bewertungsanfrage: Bewertungslink unter Einstellungen › Marke & Unternehmen eintragen; in Vorlagen {{workspace.review_link}}, in Automationen das Rezept „Bewertungsanfrage“, und abgeschlossene Termine zeigen „Bewerten Sie uns“ auf der Verwaltungsseite.
• •Warteliste: in den Regeln aktiviert, zeigen Tage ohne freie Zeiten „Auf die Warteliste“; wird ein Termin storniert oder verschoben, erhalten passende Einträge eine befristete E-Mail „Termin frei“, wer zuerst bucht, bekommt ihn; siehe Termine › Warteliste.
• •Mitarbeiterauswahl: Fotos hochladen (Mitarbeiter › Bearbeiten); bei mehreren passenden Mitarbeitern kann der Kunde „Beliebig“ wählen — freie Zeiten werden zusammengeführt und die Fachkraft, die die gewählte Zeit anbietet, automatisch zugewiesen.

Was Kunden dort tun können

• •Termine einsehen, stornieren oder neu buchen.
• •Angebote einsehen und beantworten, Dokumentenanfragen ausfüllen, unterschriebene Dokumente herunterladen.
• •Status, nächsten Schritt und Ihre Nachricht zu ihren Schadenfällen verfolgen.
• •Profil und Kommunikationseinstellungen aktualisieren; Datenschutzanfragen stellen (DSGVO bzw. KVKK, das türkische Datenschutzgesetz).

Einrichtung

• •Aktivieren Sie das Kundenportal unter Einstellungen › Module.
• •Laden Sie den Kontakt im Bereich „Kundenportal“ auf seiner Detailseite ein (Einladung 7 Tage gültig); dort entziehen Sie auch den Zugang. In Vorlagen steht zusätzlich die Variable {{portal_link}} zur Verfügung.
• •Auf Mobilgeräten zeigt das untere Menü höchstens 4 Tabs, weitere unter „Mehr“.

Häufige Probleme

• •Webhook 403: Der Verify Token stimmt auf beiden Seiten nicht exakt überein.
• •#131058 (hello_world): Die Beispielvorlage funktioniert nur mit der Testnummer; verwenden Sie Ihre eigene genehmigte Vorlage.
• •Token-Fehler: Der Access Token ist abgelaufen oder falsch – erneuern Sie ihn wie in Phase 5.
• •Vorlage fehlt in der Liste: Warten Sie, bis sie bei Meta APPROVED ist, und synchronisieren Sie dann.

Typen

• •E-Mail: Rich Text (Überschriften, Listen, Links, Bilder); Betreffzeile.
• •SMS: Nur-Text, mit Zeichenzähler.
• •WhatsApp: Von Meta genehmigte Vorlagen werden synchronisiert.

Variablen (per Klick im Seitenbereich einfügen)

• •Kontakt: {{name}}, {{phone}}, {{email}}, benutzerdefinierte Felder (z. B. {{due_date_formatted}})
• •Termin: {{appointment.date}}, {{appointment.time}}, {{appointment.service}}, {{appointment.staff}}, {{appointment.manage_link}}, {{appointment.calendar_link}}
• •Schadenfall: {{claim_ref}}, {{plate}}, {{status_label}}, {{tracking_url}}
• •Link: {{portal_link}} – einmaliger Zugang zum Kundenportal

Wiederholungsarten

• •Einmalig (kann nicht in der Vergangenheit geplant werden)
• •Täglich – zu ausgewählten Uhrzeiten
• •Wöchentlich – an ausgewählten Wochentagen
• •Monatlich – an bestimmten Tagen im Monat

Zielgruppe

• •Kontakte: manuell ausgewählte Liste
• •Segment: dynamische Liste nach Regel – wird bei jeder Ausführung neu berechnet

• •Status: In Warteschlange → Gesendet → Zugestellt; bei Fehlgeschlagen sehen Sie Fehlerursache und Anzahl der Wiederholungsversuche.
• •Geöffnet: Wird eine E-Mail geöffnet (Bilder geladen), erscheint in der Zeile das Label „Geöffnet“.
• •Geklickt: Links in E-Mails werden mit einem signierten Tracking-Link versehen; klickt der Kunde, erscheint „Geklickt“ (der Abmeldelink wird nicht umgeschrieben).
• •Details: Vorlagenname sowie Zeitpunkte von Einreihung, Versand, Öffnen und Klick.

• •E-Mail-Antworten: Ist unter Kanäle › E-Mail „Antworten landen im Vakti-Posteingang“ aktiviert, erscheint hier, was Kunden per „Antworten“ zurückschreiben.
• •Stimmungs-Label: Eingehende Nachrichten werden per KI als Positiv / Neutral / Negativ / Dringend eingestuft; dringende stehen oben und lösen eine Push-Benachrichtigung aus.
• •Gesprächsstatus: Gespräche als Offen / Wartend / Geschlossen markieren; die Liste zeigt standardmäßig offene Gespräche, ein geschlossenes Gespräch öffnet sich automatisch, wenn der Kunde erneut schreibt.
• •Zuweisung: Weisen Sie Nachrichten einem Teammitglied zu; Mitarbeiter sehen nur Nachrichten ihrer eigenen Kunden.
• •Automatische Antworten (Abwesenheitsnotizen usw.) fließen nicht in die Stimmungsstatistik ein.
• •Interne Notiz: Tab „Notiz“ im Editor – nur Ihr Team sieht sie, an den Kunden geht nichts; sie bleibt als gelbe Karte im Verlauf.
• •Kontaktpanel: rechts die Kontaktdaten und die Zeitleiste; auf schmalen Bildschirmen über die Schaltfläche „Kontakt“.
• •Senden: Bei WhatsApp/SMS sendet Enter; bei E-Mail fügt Enter eine Zeile ein und Strg/⌘+Enter sendet. Vorlagen über „Vorlage“ oder „/“ einfügen, mit „KI-Entwurf“ einen Antwortvorschlag erhalten (zählt zum monatlichen KI-Kontingent).
• •Tastatur: j/k zwischen Unterhaltungen wechseln, e öffnen/schließen, r antworten, n Notiz, ? Liste der Tastenkürzel.

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   Erstellen

   Angebote → Neu (oder aus einem Kontakt bzw. einem Schadenfall heraus). Positionen: Beschreibung, Menge, Einheit, Preis, MwSt.; prozentualer Rabatt; Währung pro Angebot.

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   Senden

   Gültigkeitsdatum wählen (Datum in der Vergangenheit ist nicht möglich) → „Senden“. Der Kunde erhält eine E-Mail mit PDF-Anhang und den Link zum Angebot.

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   Kunde antwortet

   Über den Link sieht der Kunde das Angebot und nimmt es an (optional per E-Signatur) oder lehnt es ab; Rückfragen landen im Posteingang.

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   Danach

   Bei Annahme: gestempeltes PDF und Bestätigungs-E-Mail; ein verknüpfter Schadenfall wechselt auf „Freigegeben“. Sind Änderungen nötig, senden Sie eine Revision (R1, R2 …) – die alte Version wird geschlossen.

Weitere Funktionen

• •Vorlagen: Häufig genutzte Angebote als Vorlage speichern und daraus neue erstellen.
• •Erinnerungen: automatische und manuelle Erinnerungen bei unbeantworteten Angeboten; abgelaufene Angebote erhalten den Status „Abgelaufen“.
• •Automatisierung: Auslöser „Angebot gesendet / angenommen / abgelehnt“.
• •Portal: Kunden sehen ihre Angebote auch im Kundenportal.
• •Nach der Annahme: angenommene Angebote zeigen die Schnellzugriffe „Termin planen“ und „Aufgabe erstellen“.
• •Kennzahlen: die Karte „Angebote“ auf der Übersicht und in der Analyse: offene Antworten, offener Betrag, Abschlussquote (90 Tage), Ø Antwortzeit.

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   Anfrage vorbereiten

   Dokumentenanfragen → Neu (oder aus einer Branchenvorlage). Punkte: Datei-Upload, Frage (Text, Datum, Zahl, Auswahl), Unterschrift. Punkte können abhängig von der Antwort auf einen anderen Punkt eingeblendet werden.

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   Senden

   Der Kunde erhält per E-Mail einen Link (/r/…); er öffnet sich ohne Anmeldung und ist für Mobilgeräte optimiert.

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   Kunde füllt aus

   Er lädt Dateien hoch (PDF, Bilder, Office, ZIP), beantwortet Fragen, unterschreibt bei Bedarf und sendet ab.

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   Prüfen

   Bestätigen Sie jeden Punkt oder lehnen Sie ihn mit Begründung ab; abgelehnte Punkte werden für den Kunden wieder geöffnet. Antworten können optional in Kontaktfelder übernommen werden.

Sicherheit und Aufbewahrung

• •Hochgeladene Dateien werden auf Viren geprüft; Standortdaten (EXIF) in Fotos werden entfernt.
• •Alle Dateien lassen sich als ein ZIP herunterladen oder einzeln löschen.
• •Dateien werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht; am Punkt bleibt der Hinweis „Dateien gelöscht (Datenschutz).“ stehen.
• •Erinnerungs-E-Mails werden automatisch versendet; den Fortschritt verfolgen Sie im Dashboard und unter Analysen.

Integrationen und Automatisierung

• •Reiter „Integrationen“: Webhook (HMAC-signiertes JSON), Slack und Discord (Incoming-Webhook-URL), E-Mail (Team-Benachrichtigung oder automatische Antwort an den Absender); bedingte Ausführung, „Test senden“, Protokoll, 3 Versuche.
• •Automatisierung: Auslöser „Vakti-Forms-Antwort eingegangen“ (Antworten in Bedingungen nutzbar) und Aktion „Formular senden“ (z. B. Umfrage nach abgeschlossenem Termin).
• •Kontakt: Name/E-Mail/Telefon werden dem Kontakt und benutzerdefinierten Feldern zugeordnet; der Reiter „Formulare“ zeigt Antworten und offene Einladungen; form.sent / form.submitted im Verlauf.
• •Kontaktformular: benutzerdefinierte Kontaktfelder werden unter Kontakte › Kontaktformular wie ein Formular gestaltet (Pflichtfeld, Hilfetext, Reihenfolge); bei aktivem Forms sehen Sie, welches Formular welches Feld nutzt, und erstellen mit einem Klick ein „Kundenregistrierungsformular“.

Zugang, Sicherheit und Sprachen

• •Passwort, Schlussdatum, Antwortlimit, Schlusstext; Honeypot und optional Cloudflare Turnstile.
• •Pflicht-Einwilligungsblock (DSGVO-/KVKK-Text in 4 Sprachen vorbereitet), Antworten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht, Uploads auf Viren geprüft.
• •Vorlagengalerie: Kontakt, Zufriedenheitsumfrage, Aufnahmebogen vor dem Termin, Veranstaltungsanmeldung, Angebotsanfrage, Einwilligungsformular (unterschrieben); eigene Formulare „Als Vorlage speichern“.
• •Übersetzungen-Panel: Titel, Beschreibung, Bezeichnungen und Optionen für die Kundensprachen des Arbeitsbereichs übersetzen (per KI mit einem Klick); Besucher sehen ?lang= oder ihre Browsersprache.

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   Dokument

   E-Signatur → Assistent „Neues Dokument“: PDF hochladen, Titel und Nachricht; häufig genutzte Dokumente als Vorlage speichern.

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   Felder

   Signatur-, Paraphen-, Datums- und Textfelder auf das PDF ziehen; jedes Feld einem Unterzeichner zuweisen. Vakti AI schlägt die Platzierung vor.

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   Empfänger und senden

   Unterzeichner aus den Kontakten wählen, Reihenfolge festlegen; der Link öffnet sich in der Sprache des Unterzeichners. Massenversand an ein Segment ist möglich.

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   Unterschrift und Nachweis

   Der Unterzeichner bestätigt zuerst den Einwilligungsbildschirm und unterschreibt dann per Zeichnen oder Tippen; versiegeltes PDF und Nachweisseite (Zeit, IP, Gerät) entstehen, alle erhalten eine Abschluss-E-Mail.

• •Status-Chips (Entwurf, Wartet auf Unterschrift, Abgeschlossen, Abgelehnt, Abgelaufen); in den Details je Empfänger die Zeitleiste gesendet / geöffnet / unterschrieben, mit Erinnern und Abbrechen.
• •Ein ablehnender Unterzeichner muss eine Begründung angeben; der Dokumentinhaber wird benachrichtigt.
• •Die Prüfseite (QR-Code im PDF) bestätigt, dass das Dokument versiegelt und unverändert ist.
• •Automatisierungsauslöser: E-Signatur abgeschlossen / abgelehnt / abgelaufen. Free-Tarif: 10 Dokumente pro Monat.

Automatisierung und Kennzahlen

• •Auslöser: Status geändert, Dokument hochgeladen, SLA-Frist naht, keine Aktivität in der Akte.
• •Erstellen Sie ein Angebot direkt aus dem Schadenfall; bei Annahme wechselt der Fall auf „Freigegeben“.
• •SLA-Überschreitungen und Statusverteilung im Dashboard und unter Analysen; Kunden sehen im Portal „Meine Schadenfälle“.

Auslöser

Aktionen

• •Nachricht senden: Kanal + Vorlage; „sofort“ oder 15 Min. bis 1 Tag nach dem Ereignis. Kontakte ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen.
• •Warten: 15 Min. bis 7 Tage vor der nächsten Aktion.
• •Tag hinzufügen / entfernen, Feld aktualisieren, Aufgabe erstellen (Titel, zuständige Person, Fälligkeit), Team benachrichtigen.
• •Formular senden: schickt das gewählte Vakti-Forms-Formular per E-Mail als persönliche Einladung an den Kontakt (z. B. Zufriedenheitsumfrage nach abgeschlossenem Termin).

Beispielanfragen

• •„Welche Termine haben wir morgen?“
• •„Anna Weber anlegen und am Donnerstag um 14:00 Uhr einen Kontrolltermin eintragen.“
• •„Kunden mit anstehenden Terminen eine Erinnerung per E-Mail senden.“
• •„Lisa als Administratorin ins Team einladen.“
• •„Dr. Schulz hat am 20. Oktober frei.“ / „Freitag ab 13:00 Uhr geschlossen.“
• •„Wie hoch ist meine No-Show-Quote der letzten 30 Tage?“ / „Welcher Kanal funktioniert am besten?“

Verwaltung und Dokumente

• •„Lege eine Aufgabe an: Anna Weber morgen anrufen, mir zugewiesen.“
• •„Füge bei Anna Weber eine Notiz hinzu: Penicillin-Allergie.“
• •„Lege die Firma Weber Bau an und verknüpfe Anna Weber damit.“
• •„Lege eine 45-minütige Leistung „Physiotherapie“ an, Preis 80.“
• •„Füge Dr. Lena Schulz als Fachkraft für Physiotherapie hinzu.“
• •„Pausiere die Freitags-Kampagne.“ / „Welche Kampagnen sind aktiv?“
• •„Deaktiviere die Geburtstags-Automatisierung.“
• •„Benenne den Tag vip in VIP-Kunde um.“ / „Führe den Tag alt mit archiv zusammen.“
• •„Sende das Einwilligungsformular per E-Mail an Anna Weber.“
• •„Fordere von Anna Weber Fahrzeugschein und Ausweiskopie an, Frist 5 Tage.“
• •„Erstelle ein Angebot für Anna Weber: 3 Physiotherapie-Sitzungen à 80.“
• •„Setze den Preis für Physiotherapie auf 90.“ / „Schließe Massage für die Online-Buchung.“
• •„Dr. Schulz ist ausgeschieden; auf inaktiv setzen.“
• •„Lege für Anna ein 10er-Paket Physiotherapie an, 700, 3 Monate gültig.“
• •„Lege für Anna einen Schadenfall für das Kennzeichen B-AB 123 an, Unfall am 10. Oktober.“
• •„Setze Schadenfall SF-2026-0003 auf „In Reparatur“, nächster Schritt: Teile bestellt.“
• •„Weise die Unterhaltung mit Anna an Lisa zu.“ / „Welche Nachrichten warten?“
• •„Sende Anna eine Angebotserinnerung.“ / „Erinnere Lisa an die Dokumente.“
• •„Sende die Einwilligungsvereinbarung an Anna Weber zur Unterschrift.“
• •„Sende das Einwilligungsformular an alle Patienten mit dem Tag VIP.“
• •„Ändere die Versandzeit der Freitags-Kampagne auf 10:00 Uhr.“
• •„Setzen Sie die Absagefrist auf 24 Stunden und erlauben Sie höchstens ein Verschieben.“ (Terminregeln; nur Administratoren)

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   Schreiben

   In natürlicher Sprache formulieren; Schnellantwort-Chips nutzen.

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   Plan

   Die geplanten Schritte erscheinen als Karten (Kontakt, Termin, Versand …).

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   Freigeben

   Bearbeiten, freigeben oder ablehnen.

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   Ausführen

   Das System führt den Plan aus; das Ergebnis erscheint im Gespräch.

Installation

• •Chrome / Edge / Android: Symbol „Installieren“ in der Adressleiste.
• •iPhone / iPad: Safari → Teilen → „Zum Home-Bildschirm“.

Benachrichtigungen

• •Dringende Kundennachricht (Posteingang)
• •Dokumentenanfrage vom Kunden geöffnet / abgesendet
• •Neue Formularantwort (Vakti Forms; pro Formular abschaltbar)
• •Aktivierung unter Arbeitsbereich-Einstellungen › Benachrichtigungen; jedes Gerät benötigt eine eigene Berechtigung.

Rollen

• •Inhaber: alles; nur der Inhaber kann den Arbeitsbereich löschen.
• •Administrator: Mitglieder, Einstellungen, Kanäle und alle Module (ausgenommen Aktionen, die dem Inhaber vorbehalten sind).
• •Sachbearbeiter: Kontakte, Vorlagen, Termine und Versände; kein Zugriff auf Mitglieder- und Arbeitsbereichseinstellungen.
• •Mitarbeiter: mit einem Mitarbeiterdatensatz verknüpft; nur der eigene Kalender, eigene Termine und Kunden. Einstellungen, Vorlagen und Kanäle sind gesperrt.

• •Ein- und ausschaltbar: Termine & Mitarbeiter, Nachrichten, Posteingang, Aufgaben, Automatisierungen, E-Signatur, Analysen, Vakti AI, Kundenportal, Schadenfallverwaltung, Angebote, Dokumentenanfragen, Vakti Forms.
• •Kontakte, Kanäle, Team und Einstellungen sind immer aktiv.
• •Deaktivierte Module verschwinden aus Menü, Suche und Automatisierungsauslösern; Daten werden nicht gelöscht und sind nach erneuter Aktivierung wieder da.

Mein Konto

• •Name: bearbeiten und speichern.
• •E-Mail-Adresse ändern: An die neue Adresse wird ein Bestätigungslink gesendet; bis zur Bestätigung melden Sie sich weiter mit der alten Adresse an, die zusätzlich einen Sicherheitshinweis erhält.
• •Konto löschen: mit Passwort bestätigen. Sind Sie Inhaber eines Arbeitsbereichs, müssen Sie diesen zuerst löschen; „Arbeitsbereich löschen“ in der Liste erledigt das, ohne den Arbeitsbereich zu öffnen.
• •Benachrichtigungen: Ihre Einstellung für Produktneuigkeiten per E-Mail (persönlich, nicht an einen Arbeitsbereich gebunden).

Sicherheit

• •Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Authenticator-App + einmalige Backup-Codes (XXXXX-XXXXX); Aktivieren und Erneuern der Backup-Codes erfordern Ihr Passwort.
• •Sitzungen: aktive Geräte einsehen, andere Sitzungen abmelden.
• •Sperre: Nach mehreren falschen Passworteingaben wird das Konto vorübergehend gesperrt.

• •Abmeldung: Kampagnen-E-Mails enthalten einen Ein-Klick-Abmeldelink und den entsprechenden Header; abgemeldete Kontakte erhalten keine E-Mails mehr.
• •İYS (Türkei): Der Einwilligungsstatus wird pro Kontakt gespeichert; ohne Einwilligung werden keine Werbenachrichten versendet.
• •Betroffenenanfragen: Anfragen nach DSGVO/KVKK gelangen über das Kundenportal an das Unternehmen; wird ein Kontakt gelöscht, werden die zugehörigen Dateien ebenfalls entfernt.
• •Aufbewahrung: Dateien aus Dokumentenanfragen werden nach Fristablauf, Dateien gelöschter Datensätze automatisch aus dem Speicher entfernt.
• •Einwilligung und Datenschutzhinweise: Lassen Sie Texte per E-Signatur, Dokumentenanfrage oder Vakti Forms (Pflicht-Einwilligungsblock, Unterschriftsfeld, Aufbewahrungsfrist) unterschreiben und dokumentieren Sie dies.