Guía del usuario

¿Para quién es?

• •Clínicas y salud: citas en línea, recordatorios, formularios de consentimiento, calendarios de los profesionales
• •Talleres mecánicos y de chapa y pintura: expedientes de siniestro, página de seguimiento para el cliente, presupuestos, eventos mayores (granizo/inundación)
• •Despachos de abogados: fichas de clientes, recordatorios de audiencias y plazos, recopilación de documentos
• •Asesorías y contabilidad: recordatorios de declaraciones y pagos, recopilación de documentos de los clientes
• •Negocios de servicios en general: salones, spas, consultores: CRM, presupuestos, citas y campañas

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   Regístrese y verifique su correo

   Cree una cuenta con correo electrónico + contraseña o con Google y, después, haga clic en el enlace de verificación.

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   Configure su espacio de trabajo

   Un asistente de 3 pasos: nombre del negocio y país → sector → módulos. Si lo desea, puede empezar con datos de demostración.

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   Añada sus clientes

   Uno a uno, mediante importación CSV o con Vakti AI. Elimine los datos de demostración en cualquier momento con "Borrar datos de demostración" en el Panel.

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   Configure citas y servicios

   Añada profesionales (recursos), servicios y horario de atención y, después, comparta su enlace de citas en línea.

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   Active una automatización

   En Automatizaciones, elija una regla predefinida (p. ej., "Cuando se crea una cita → correo de confirmación") y actívela.

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   Siga los resultados

   Siga los resultados en Envíos, Bandeja de entrada y Analítica.

Después de crearlo

• •La pantalla "Preparando su espacio de trabajo" muestra cada paso y, después, se abre el Panel.
• •Borre o renueve los datos de demostración con un clic desde el aviso del Panel. Los datos de demostración nunca envían mensajes reales a nadie; las automatizaciones de demostración empiezan en pausa, para que las active cuando esté listo.
• •Puede cambiar los módulos en cualquier momento en Ajustes › Módulos; un módulo desactivado desaparece del menú y de las automatizaciones.
• •La tarjeta Primeros pasos en la parte superior del panel lee sus datos reales e indica el siguiente paso (servicios, equipo, primera ficha, primera cita, recordatorio). En cada paso, «Lo hago yo» abre el formulario correspondiente y «Que lo haga Vakti AI» abre el asistente con una petición preparada; puede ocultar la tarjeta y desaparece sola cuando la configuración está completa. Solo la ven propietarios y administradores.

Formas de añadir contactos

• •Manualmente: el botón "Nuevo" → un diálogo centrado con nombre, teléfono (E.164, p. ej. +34…), correo, empresa, fecha de nacimiento, profesional asignado, etiquetas; los campos personalizados obligatorios y los que tienen valor predeterminado se muestran al principio, el resto en "Más campos (N)". Al escribir un teléfono o correo que ya existe aparece un aviso en línea. "Añadir" abre la nueva ficha; "Guardar y añadir otro" mantiene el formulario abierto para introducir varios seguidos; cerrar un formulario a medias pide confirmación.
• •Importación CSV: importación masiva desde Excel/CSV; asigne las columnas, también a campos personalizados.
• •Vakti AI: en lenguaje natural, p. ej. "Añadir a Javier Fernández, teléfono …".
• •Automáticamente: las citas en línea, el portal, las solicitudes de documentos y las respuestas de Vakti Forms (ajuste: emparejar/crear) crean nuevos contactos por sí solos.

En la ficha

• •Aviso de duplicado: al añadir un contacto con un correo/teléfono ya existente, se le pregunta si desea "Abrir ficha" o "Añadir de todos modos".
• •Fusionar: si la misma persona tiene dos fichas, elija "Fusionar" en el menú ⋯ del encabezado → seleccione la otra ficha; sus citas, notas, tareas, mensajes y presupuestos pasan aquí, los campos vacíos se rellenan, las etiquetas se combinan y la copia se elimina (no se puede deshacer).
• •Acciones rápidas: los chips "Nota" y "Tarea" del Resumen crean registros en el sitio sin cambiar de pestaña (Ctrl/⌘+Intro guarda); el botón azul "Cita" del encabezado abre el formulario ya rellenado. Al guardar, el contador de la pestaña sube y la cronología se actualiza.
• •Franja de seguimiento: arriba a la derecha, la próxima cita (fecha + servicio) o, si no hay, la última visita (ámbar a los 30 días, rojo a los 60) y el número de inasistencias, tareas abiertas, última actividad y paquetes activos; al hacer clic en un recuadro se abre la pestaña correspondiente.
• •Tarjetas plegables: en la columna izquierda, Datos de contacto (incl. fecha de nacimiento), Campos personalizados y Portal del cliente (en el teléfono, en la pestaña "Detalles"); las tarjetas vacías empiezan plegadas y muestran una pista breve en el encabezado ("Vacío", "3 campos", "Tiene acceso"). Los paquetes están en la pestaña "Citas".
• •Pestañas: "Resumen · Citas · Notas y tareas · Documentos", con contadores de registros. Documentos reúne presupuestos, solicitudes de documentos, formularios, firmas electrónicas y siniestros en un solo lugar.
• •Campos personalizados: se diseñan como un formulario en Contactos › Formulario de contacto: texto, número, fecha, selección; orden, obligatorio, texto de ayuda y valor predeterminado (se aplica solo a las fichas nuevas; las existentes no cambian). La tarjeta de la ficha lista todos los campos definidos, los vacíos con un "—" tenue, y al hacer clic en una fila se abre ese campo para editarlo; el encabezado muestra un resumen como "2 campos · 1 vacío".
• •Cronología: mensajes, citas, notas, cambios de estado, eventos de documentos y presupuestos en una sola cronología.
• •Etiquetas y segmentos: las etiquetas se asignan a mano (VIP, IVA…); un segmento se calcula dinámicamente a partir de reglas sobre etiquetas, empresa y estado (p. ej. "Etiquetas contiene VIP y Estado es Activo"). En la página Segmentos, cada tarjeta muestra sus reglas, el número de contactos y cuántos envíos programados activos lo usan; al editar, el número de contactos coincidentes y los primeros nombres aparecen en vivo; "Ver contactos" en el menú de la tarjeta lista los contactos del segmento en la página Contactos con el filtro aplicado. Los envíos programados solo llegan a los contactos activos.

Tablero de seguimiento

• •Tablero: cambie la lista a "Tablero" para ver a las personas en columnas por etapa (arrastre para mover; con el teclado, Espacio mueve e Intro abre). Las clínicas, los centros de salud y los estudios de fitness reciben un Tablero de seguimiento listo: Nueva solicitud · Evaluación · Activo · Control / seguimiento · En pausa. En el teléfono, elija una etapa en los chips con contadores de la parte superior; una columna ocupa todo el ancho y el botón "Mover" junto a una tarjeta la pasa a otra etapa.
• •Cada tarjeta muestra la próxima cita (verde) o los días desde la última visita (más de 30 en ámbar, más de 60 en rojo), de modo que las personas sin próxima cita destacan.
• •"Asignar según las citas" coloca a las personas sin etapa según su historial de citas; después puede ajustarlas.

• •La ficha de una empresa muestra los contactos vinculados, las notas y los datos de contacto.
• •Al añadir un contacto, el campo "Empresa" sugiere las empresas existentes; escriba un nombre que no esté en la lista y elija "Nueva: …" para crearla.
• •No se pueden crear dos empresas con el mismo nombre ("Ya existe una empresa con este nombre.").

• •Contactos, empresas, plantillas, presupuestos, solicitudes de documentos, formularios y expedientes de siniestro en una sola lista.
• •No se buscan los registros de los módulos desactivados; los profesionales solo encuentran contactos dentro de su alcance.
• •Los números de teléfono pueden escribirse con o sin espacios.

Conceptos clave

Vistas

• •Calendario › Profesionales: una columna por profesional; arrastre una tarjeta para cambiar su hora o su profesional (pasos de 15 min).
• •Día / Semana / Mes: calendario clásico con línea de hora actual y horas no laborables sombreadas.
• •Lista: Próximas / Pasadas, filtros por estado, profesional y contacto, además de "Solo hoy".
• •Tablero: columnas por estado (Pendiente, Confirmada, Completada…), con las vencidas arriba.

Citas en línea

• •Enlace para compartir: vakti.net/book/su-negocio; los clientes eligen servicio, profesional y hueco libre sin iniciar sesión.
• •La página se abre con el logotipo y el color de su negocio; las horas se muestran en la zona horaria de su negocio.
• •Actívela o desactívela con el interruptor "Habilitar citas en línea" de la pestaña Citas.
• •Gestionar cita: todos los correos relacionados con una cita terminan con un enlace "Gestionar cita · Añadir al calendario"; sin iniciar sesión, el cliente la añade a su calendario (.ics / Google Calendar), la reprograma o la cancela (según el modo de citas del portal).

Reglas de citas (Ajustes › Reglas de citas)

• •Ventana de citas: antelación mínima (minutos), antelación máxima (días), margen entre citas y paso de los huecos; solo se limita el autoservicio del cliente (página de citas en línea, portal, "Gestionar cita"); las acciones del panel no tienen límite.
• •Cancelación y reprogramación: plazo límite (horas), número máximo de reprogramaciones, límite diario por cliente; pasado el plazo, se pide al cliente que se ponga en contacto con usted. Cuando un cliente cancela o reprograma, los administradores reciben una notificación push y el propietario un correo (puede desactivarse en Notificaciones), y se dispara la automatización "Cuando se reprograma una cita".
• •Aprobación: "Confirmar automáticamente las citas en línea" (desactivado = Pendiente) y "exigir aprobación tras N inasistencias"; "Solo clientes existentes" rechaza los números de teléfono desconocidos.
• •Texto de la política: redactado en los idiomas de sus clientes, se muestra sobre la casilla de consentimiento de la página de citas en línea y en la página "Gestionar cita". Las excepciones por servicio están en el formulario del servicio, en "Reglas de citas (este servicio)"; los servicios con "Disponible para citas en línea" desactivado se ocultan en la página.
• •✨ Describir a la IA: use el botón de la parte superior derecha de la pestaña Reglas de citas para elegir un preajuste de sector o describir su negocio ("cancelar con al menos 1 día de antelación, máximo 2 reprogramaciones…"); la IA lista los campos que cambiarán (antes → después), usted hace clic en "Aplicar al formulario" y después en "Guardar reglas". Nada cambia hasta que guarde; con el módulo de IA desactivado solo se muestran los preajustes.
• •✨ Escribir con IA: el botón de la sección Texto de la política redacta el texto en todos los idiomas de sus clientes a partir de las reglas en pantalla (plazos de cancelación/reprogramación, aprobación, límites); puede añadir una nota de tono ("amable, 15 minutos de retraso pierden el hueco"). No inventa reglas y no toca los campos numéricos; si ya existe un texto, avisa de que se sobrescribirá, y sigue siendo necesario "Guardar reglas".

Extras de autoservicio para el cliente

• •Asistiré / Ha llegado: el botón verde "✓ Asistiré" al final de los correos de cita confirma la asistencia (chip "Confirmado por el cliente" en el panel); "Ha llegado" en el cajón de detalles registra la llegada del cliente sin cambiar el estado.
• •Formulario previo a la cita: vincule un formulario publicado de Vakti Forms a un servicio; al reservarse una cita, un enlace personal al formulario se incluye en el correo de confirmación y en la página "Gestionar cita", con "Completado / Pendiente" en el detalle.
• •Solicitud de reseña: introduzca su enlace de reseñas en Ajustes › Marca y negocio; use {{workspace.review_link}} en las plantillas y la receta "Solicitud de reseña" en Automatizaciones; las citas completadas muestran "Valórenos" en la página de gestión.
• •Lista de espera: una vez habilitada en las reglas, los días sin huecos libres muestran "Unirse a la lista de espera"; cuando una cita se cancela o se mueve, las entradas coincidentes reciben un correo "Se ha liberado un hueco" con tiempo limitado y gana quien reserve primero; consulte Citas › Lista de espera.
• •Selección de profesional: suba fotos de los profesionales (Profesionales › Editar); con varios profesionales disponibles, el cliente puede elegir "Cualquier profesional disponible": las horas libres se combinan y se asigna automáticamente el profesional que ofrece la hora elegida.

¿Qué pueden hacer los clientes?

• •Ver, cancelar o pedir citas.
• •Ver y responder presupuestos, completar solicitudes de documentos y descargar documentos firmados.
• •Seguir el estado, el siguiente paso y sus mensajes en sus expedientes de siniestro.
• •Actualizar su perfil y sus preferencias de comunicación, y presentar solicitudes de protección de datos (RGPD).

Puesta en marcha

• •Habilite Portal del cliente en Ajustes › Módulos.
• •Invite a un contacto desde la sección "Portal del cliente" de su ficha (las invitaciones son válidas durante 7 días); desde el mismo lugar puede revocar el acceso. También puede usar la variable {{portal_link}} en las plantillas.
• •En el teléfono, el menú inferior muestra hasta 4 pestañas; el resto está en "Más".

Problemas habituales

• •Webhook 403: el Verify Token no es exactamente igual en ambos lados.
• •#131058 (hello_world): la plantilla de ejemplo solo se envía desde el número de prueba; use su propia plantilla aprobada.
• •Error de token: el Access Token ha caducado o es incorrecto; vuelva a generarlo en la etapa 5.
• •La plantilla no aparece: espere a que esté APPROVED en Meta y, después, sincronice.

Tipos

• •Correo electrónico: editor visual (títulos, listas, cuadro de información, enlaces; las variables como chips legibles); HTML sin procesar tras el interruptor "Avanzado (HTML)"; línea de asunto. El encabezado y el pie de marca se añaden automáticamente con el nombre de su negocio al enviar; la vista previa coincide con el correo enviado (Escritorio / Teléfono).
• •SMS: texto sin formato con contador de caracteres.
• •WhatsApp: se sincronizan las plantillas aprobadas en Meta.

Variables (insértelas haciendo clic en el panel)

• •Contacto: {{name}}, {{phone}}, {{email}}, campos personalizados (p. ej. {{due_date_formatted}})
• •Cita: {{appointment.date}}, {{appointment.time}}, {{appointment.service}}, {{appointment.staff}}, {{appointment.manage_link}}, {{appointment.calendar_link}}
• •Expediente de siniestro: {{claim_ref}}, {{plate}}, {{status_label}}, {{tracking_url}}
• •Enlace: {{portal_link}}: inicio de sesión de un solo uso en el portal del cliente

Tipos de recurrencia

• •Único (no puede programarse en el pasado)
• •Cada día o cada N días, a las horas elegidas
• •Días laborables (lun–vie) o Semanal, en los días elegidos, opcionalmente cada 2 o más semanas; con "Hora distinta para cada día", p. ej. lunes 09:00, martes 12:00, viernes 14:00
• •Mensual, en días concretos del mes (incl. "último día") o "el primer/último lunes del mes"
• •Fin: nunca, en una fecha o tras N envíos; la tarjeta de resumen muestra los próximos 5 envíos

Destinatarios

• •Contactos: una lista elegida a mano
• •Segmento: una lista dinámica de todos los que cumplen una regla, recalculada en cada ejecución

• •Estados: En cola → Enviado → Entregado; los fallidos muestran el motivo del error y el número de reintentos. Al alcanzar la cuota, los envíos permanecen "En cola" y salen cuando se renueva; "Incierto": el sistema se reinició a mitad del envío y el mensaje puede haberse entregado (no se reenvía automáticamente para evitar duplicados). Tarjetas de resumen en la parte superior (enviados, tasa de apertura de correo, programados, incidencias); pestañas "Enviados · Programados · Incidencias · Todos"; búsqueda por nombre/correo/teléfono. La pestaña Programados muestra cuándo saldrá cada mensaje. Haga clic en una fila para ver el contenido del mensaje y sus pasos; un envío con plantilla fallido o incierto puede volver a ponerse en cola con "Reenviar".
• •Abierto: cuando se abre un correo (se cargan las imágenes), la fila muestra la etiqueta "Abierto".
• •Clic: los enlaces de los correos se envuelven en un enlace de seguimiento firmado; cuando el cliente hace clic aparece "Clic" (los enlaces de baja no se envuelven).
• •Detalles: nombre de la plantilla y horas de puesta en cola, envío, apertura y clic.

• •Respuestas por correo: con "Las respuestas llegan a la bandeja de entrada de Vakti" activado en Canales › Correo electrónico, la respuesta del cliente llega aquí.
• •Sentimiento y urgencia: la IA etiqueta los mensajes entrantes como Positivo / Neutro / Negativo; un mensaje por encima del umbral de urgencia que defina en Ajustes › IA de la bandeja de entrada pasa a Urgente, se lista primero y envía una notificación push.
• •Chip de intención y filtro: la intención del mensaje (Cita / Reprogramar / Cancelar / Pregunta / Queja, o las intenciones personalizadas que defina en Ajustes) aparece como un chip azul en la burbuja, la fila y el encabezado; use el selector "Intención" al final de la fila de filtros para listar solo las conversaciones con esa intención. Un indicador activo (p. ej., "¿Necesita respuesta?") es un punto azul en la fila.
• •Estado de la conversación: marque una conversación como Abierta / Pendiente / Cerrada; la lista muestra por defecto las conversaciones abiertas, y una conversación cerrada se reabre automáticamente cuando el cliente vuelve a escribir.
• •Asignación: asigne un mensaje a un miembro del equipo; los profesionales solo ven los mensajes de sus propios clientes.
• •Las respuestas automáticas (fuera de la oficina, etc.) no se cuentan en las estadísticas de sentimiento.
• •Notas internas: la pestaña "Nota" del redactor; solo la ve su equipo, no se envía nada al cliente; permanece en la conversación como una tarjeta amarilla.
• •Panel de contacto: datos de contacto y cronología a la derecha; en pantallas estrechas, ábralo con el botón "Contacto".
• •Envío: Intro envía en WhatsApp/SMS; en correo, Intro añade una línea y Ctrl/⌘+Intro envía. Inserte una plantilla con "Plantilla" o "/", u obtenga una respuesta sugerida con "Borrador con IA" (cuenta para la cuota mensual de IA).
• •Teclado: j/k se mueven entre conversaciones, e abre/cierra, r responde, n nota, y la tecla de interrogación muestra la lista de atajos.

IA de la bandeja de entrada (Ajustes › IA de la bandeja de entrada)

• •Contexto del negocio y definición de urgencia: describa su negocio en 2 o 3 frases e indique qué significa urgente para usted ("dolor intenso, sangrado"); ajuste la sensibilidad con el control deslizante del umbral de urgencia: un umbral más bajo marca más mensajes como urgentes.
• •Intenciones e indicadores: edite, elimine o amplíe las 6 intenciones predeterminadas (Cita, Reprogramar, Cancelar, Pregunta, Queja, Otro) con las suyas (máx. 12); los indicadores sí/no como "¿Necesita respuesta?" (máx. 5) se muestran como un punto azul en la fila.
• •Probar con un mensaje de ejemplo: pegue un mensaje de cliente antes de guardar y vea las probabilidades de sentimiento / intención / indicador como barras (usa 1 solicitud de IA). No se escribe nada hasta "Guardar ajustes"; con el módulo de IA desactivado, la pestaña solo muestra un aviso.

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   Crear

   Presupuestos → Nuevo (o desde la ficha de un contacto o un expediente de siniestro). Partidas: descripción, cantidad, unidad, precio, IVA; descuento porcentual; moneda por presupuesto.

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   Enviar

   Elija una fecha de validez (no se aceptan fechas pasadas) → "Enviar". El cliente recibe un correo con el PDF adjunto y un enlace al presupuesto.

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   El cliente responde

   Ve el presupuesto en el enlace y lo acepta (opcionalmente con firma electrónica) o lo rechaza; cualquier pregunta llega a su Bandeja de entrada.

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   Después

   Al aceptarse, se envían un PDF sellado y un correo de confirmación, y el expediente de siniestro vinculado pasa a "Aprobado". ¿Necesita cambios? Envíe una revisión (R1, R2…); la versión anterior se cierra.

Más funciones

• •Plantillas: guarde un presupuesto de uso frecuente como plantilla y empiece a partir de él.
• •Recordatorios: recordatorios automáticos y manuales para los presupuestos sin respuesta; los presupuestos vencidos pasan a "Caducado".
• •Automatizaciones: disparadores "Presupuesto enviado / aceptado / rechazado".
• •Portal: los clientes también pueden ver sus presupuestos en el portal.
• •Tras la aceptación: los presupuestos aceptados muestran los atajos "Programar cita" y "Crear tarea".
• •Métricas: la tarjeta "Presupuestos" del Panel y de Analítica: a la espera de respuesta, importe pendiente, tasa de conversión (90 días), tiempo medio de respuesta.

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   Prepare la solicitud

   Solicitudes de documentos → Nueva (o desde una plantilla sectorial). Elementos: subida de archivo, pregunta (texto, fecha, número, selección), elemento de firma. Un elemento puede mostrarse de forma condicional según la respuesta a otro.

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   Enviar

   El cliente recibe un enlace por correo (/r/…); se abre sin iniciar sesión y funciona en el teléfono.

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   El cliente la completa

   Carga archivos (PDF, imágenes, Office, ZIP), responde preguntas, firma si es necesario y la envía.

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   Revisión

   Apruebe cada elemento o recházelo con un motivo; los elementos rechazados se reabren para el cliente. Opcionalmente, las respuestas pueden escribirse en campos del contacto.

Seguridad y conservación

• •Los archivos subidos se analizan en busca de virus; los datos de ubicación (EXIF) se eliminan de las fotos.
• •Descargue todos los archivos en un solo ZIP o elimínelos uno a uno.
• •Los archivos que superan su plazo de conservación (protección de datos) se eliminan automáticamente; el elemento conserva la nota "Archivos eliminados (protección de datos).".
• •Los correos de recordatorio salen automáticamente; siga el progreso en el Panel y en Analítica.

Integraciones y automatización

• •Pestaña Integraciones: Webhook (JSON firmado con HMAC), Slack y Discord (URL de webhook entrante), correo (notificación al equipo o respuesta automática a quien responde); ejecuciones condicionales, "Enviar prueba", registro de ejecuciones, 3 reintentos.
• •Automatización: el disparador "Respuesta de Vakti Forms recibida" (las respuestas pueden usarse en condiciones) y la acción "Enviar formulario" (p. ej., una encuesta al completarse una cita).
• •Ficha del contacto: los campos de nombre/correo/teléfono se asignan al contacto y a los campos personalizados; la pestaña "Formularios" lista las respuestas y las invitaciones pendientes; form.sent / form.submitted en la cronología.
• •Formulario de contacto: los campos personalizados del contacto se diseñan como un formulario en Contactos › Formulario de contacto (obligatorio, texto de ayuda, orden); con Forms activado ve qué formulario usa cada campo y puede crear un "Formulario de alta de cliente" con un clic.

Acceso, seguridad e idiomas

• •Contraseña, fecha de cierre, límite de respuestas, texto de cerrado; honeypot y Cloudflare Turnstile opcional.
• •Bloque de consentimiento obligatorio (texto de protección de datos/RGPD listo en 5 idiomas), respuestas eliminadas automáticamente tras el plazo de conservación, archivos subidos analizados en busca de virus.
• •Galería de plantillas: Contacto, Encuesta de satisfacción, Cuestionario previo a la cita, Inscripción a evento, Solicitud de presupuesto, Formulario de consentimiento (firmado); guarde su propio formulario como plantilla.
• •Panel Traducciones: traduzca el título, la descripción, las etiquetas y las opciones a los idiomas de clientes de su espacio de trabajo (con un clic mediante IA); los visitantes ven el idioma del parámetro lang= de la URL o el de su navegador.

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   Documento

   Firma electrónica → asistente Nuevo documento: suba el PDF, añada un título y un mensaje; guarde los documentos de uso frecuente como plantillas.

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   Campos

   Arrastre campos de firma, iniciales, fecha y texto sobre el PDF; asigne cada campo a un firmante. Vakti AI sugiere dónde colocar los campos.

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   Destinatarios y envío

   Elija los firmantes entre los contactos, defina el orden de firma; el enlace se abre en el idioma del firmante. Se admite el envío masivo a un segmento.

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   Firma y evidencias

   El firmante acepta primero la pantalla de consentimiento y después firma dibujando o escribiendo; se crean un PDF sellado y una página de evidencias (hora, IP, dispositivo) y todos reciben un correo de finalización.

• •Chips de estado (Borrador, Pendiente de firma, Firmado, Rechazado, Caducado); la vista de detalle muestra una cronología de enviado / abierto / firmado por destinatario, con recordar y cancelar.
• •Un firmante que rechaza debe indicar un motivo; se notifica al propietario del documento.
• •La página de verificación (QR en el PDF) confirma que el documento está sellado y no se ha modificado.
• •Disparadores de automatización: firma electrónica completada / rechazada / caducada. Plan Gratuito: 10 documentos al mes.

Automatizaciones y métricas

• •Disparadores: cambio de estado, documento subido, SLA próximo a vencer, expediente inactivo.
• •Cree un presupuesto desde un expediente de siniestro; al aceptarse, el expediente pasa a "Aprobado".
• •Incumplimientos de SLA y distribución por estado en el Panel y en Analítica; los clientes ven "Mis siniestros" en el portal.

Disparadores

Acciones

• •Enviar mensaje: canal + plantilla; "inmediatamente" o de 15 min a 1 día después del evento. Los contactos sin correo se omiten.
• •Esperar: de 15 min a 7 días antes de la siguiente acción.
• •Añadir / quitar etiqueta, actualizar campo, crear tarea (título, responsable, fecha de vencimiento), notificar a un miembro del equipo.
• •Enviar formulario: envía por correo al contacto el formulario de Vakti Forms elegido como invitación personal (p. ej., una encuesta de satisfacción al completarse una cita).

Ejemplos de peticiones

• •"¿Qué citas tenemos mañana?"
• •"Añadir a Javier Fernández y reservarle una revisión el jueves a las 14:00."
• •"Enviar un recordatorio por correo a los clientes con citas próximas."
• •"Invitar a Lucía al equipo como administradora."
• •"La Dra. García no trabaja el 20 de octubre." / "El viernes cerramos después de las 13:00."
• •"¿Cuál es mi tasa de inasistencia de los últimos 30 días?" / "¿Qué canal funciona mejor?"

Gestión y documentos

• •"Crear una tarea para llamar a Javier Fernández mañana y asignármela."
• •"Añadir una nota a Javier Fernández: alérgico a la penicilina."
• •"Añadir la empresa Construcciones Fernández S.L. y vincular a Javier Fernández."
• •"Añadir un servicio de 45 minutos llamado Fisioterapia, precio 80."
• •"Añadir a la Dra. Carmen López como profesional que ofrece Fisioterapia."
• •"Pausar la campaña del viernes." / "¿Qué campañas están activas?"
• •"Desactivar la automatización de cumpleaños."
• •"Renombrar la etiqueta vip a Cliente VIP." / "Fusionar la etiqueta antiguo en archivo."
• •"Enviar por correo el formulario de consentimiento a Javier Fernández."
• •"Solicitar a Javier Fernández una copia de la licencia y del DNI, plazo 5 días."
• •"Preparar un presupuesto para Javier Fernández: 3 sesiones de fisioterapia a 80 cada una."
• •"Poner el precio de Fisioterapia en 90." / "Cerrar Masaje para las citas en línea."
• •"La Dra. García se ha marchado; ponerla como inactiva."
• •"Abrir un paquete de 10 sesiones de fisioterapia para Javier, 700, válido 3 meses."
• •"Abrir un expediente de siniestro para Javier con la matrícula 1234 BCD, accidente el 10 de octubre."
• •"Pasar el siniestro CL-2026-0003 a en reparación, siguiente paso: a la espera de piezas."
• •"Asignar la conversación de Javier a Lucía." / "¿Qué mensajes están pendientes?"
• •"Enviar a Javier un recordatorio del presupuesto." / "Recordar a Lucía los documentos."
• •"Enviar el acuerdo de consentimiento a Javier Fernández para su firma."
• •"Enviar el formulario de consentimiento a todos los pacientes con la etiqueta VIP."
• •"Cambiar la hora de envío de la campaña del viernes a las 10:00."
• •"Poner el plazo de cancelación en 24 horas y permitir como máximo una reprogramación." (reglas de citas; solo administradores)

1. 1

   Pregunte

   Pregunte en lenguaje natural o use los chips de respuesta rápida.

2. 2

   Plan

   Las acciones se listan como tarjetas (contacto, cita, envío…).

3. 3

   Apruebe

   Edite, apruebe o rechace.

4. 4

   Ejecución

   El sistema ejecuta el plan; los resultados aparecen en la conversación.

Conectarse

1. 1

   claude.ai (web, escritorio, móvil)

   Customize › Connectors › Add custom connector; escriba https://vakti.net/api/mcp como dirección. Al pulsar Connect se abre la pantalla de inicio de sesión y autorización de Vakti; elija su espacio de trabajo y pulse Permitir.

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   Claude Code

   En la terminal ejecute claude mcp add --transport http vakti https://vakti.net/api/mcp y después inicie sesión con /mcp.

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   ChatGPT, Gemini, Cursor, VS Code, Windsurf…

   Añada la misma dirección (https://vakti.net/api/mcp) como servidor MCP; el cliente se registra solo para OAuth y después se abre la misma pantalla de inicio de sesión y autorización de Vakti.

4. 4

   ¿Dónde encuentro la dirección?

   En Cuenta › Seguridad › Clientes de IA conectados está la dirección con un botón de copiar; los clientes conectados también se listan ahí.

Ejemplos de peticiones

• •«¿Qué citas tengo mañana?»
• •«Añada a Juan Pérez y reserve una revisión el jueves a las 14:00.»
• •«La Dra. López está de permiso el 20 de octubre.»
• •«Añada la nota “alergia a la penicilina” a María Ruiz.»
• •«¿Cuál fue mi tasa de ausencias en los últimos 30 días?»

Instalación

• •Chrome / Edge / Android: el icono "Instalar" en la barra de direcciones.
• •iPhone / iPad: Safari → Compartir → "Añadir a pantalla de inicio".

Notificaciones

• •Mensaje urgente de un cliente (Bandeja de entrada)
• •Solicitud de documentos abierta / enviada por el cliente
• •Nueva respuesta de formulario (Vakti Forms; puede desactivarse por formulario)
• •Actívelas en Ajustes del espacio de trabajo › Notificaciones; cada dispositivo pide permiso por separado.

Roles

• •Propietario: acceso total; solo el propietario puede eliminar el espacio de trabajo.
• •Administrador: miembros, ajustes, canales y todos los módulos (salvo las acciones exclusivas del propietario).
• •Operador: contactos, plantillas, citas y envíos; sin acceso a los ajustes de miembros ni del espacio de trabajo.
• •Profesional: vinculado a una ficha de profesional; solo ve su propio calendario, sus citas y sus clientes. No tiene acceso a ajustes, plantillas ni canales.

• •Pueden activarse/desactivarse: Citas y profesionales, Mensajería, Bandeja de entrada, Tareas, Automatizaciones, Firma electrónica, Analítica, Vakti AI, Portal del cliente, Gestión de siniestros, Presupuestos, Solicitudes de documentos, Vakti Forms.
• •Contactos, Canales, Equipo y Ajustes están siempre activos.
• •Un módulo desactivado desaparece del menú, de la búsqueda y de los disparadores de automatización; sus datos no se eliminan y vuelven cuando lo activa de nuevo.

Mi cuenta

• •Nombre: edítelo y guárdelo.
• •Cambio de correo electrónico: se envía un enlace de confirmación a la nueva dirección; sigue iniciando sesión con la dirección antigua hasta que se confirme, y se envía un aviso de seguridad a la dirección antigua.
• •Eliminar cuenta: se confirma con su contraseña. Si es propietario de un espacio de trabajo, se le pedirá eliminarlo primero; el botón "Eliminar espacio de trabajo" de la lista lo hace sin abrir el espacio.
• •Notificaciones: su preferencia de correos con novedades del producto (personal, no ligada a un espacio de trabajo).

Seguridad

• •Autenticación en dos pasos (2FA): aplicación de autenticación + códigos de respaldo de un solo uso (XXXXX-XXXXX); activarla y regenerar los códigos de respaldo requieren su contraseña.
• •Sesiones: vea los dispositivos activos y cierre las demás sesiones.
• •Bloqueo: tras varios intentos fallidos de contraseña, la cuenta se bloquea durante un tiempo.

• •Baja: los correos de campaña incluyen un enlace y una cabecera de baja con un clic; los contactos dados de baja no reciben correos.
• •İYS (registro turco de consentimiento para mensajes comerciales, solo Turquía): el estado del consentimiento se guarda por contacto; no se envían mensajes comerciales a nadie sin consentimiento.
• •Solicitudes de los interesados: las solicitudes de protección de datos (RGPD y normativas locales) llegan a su empresa desde el portal del cliente; al eliminar un contacto, sus archivos también se limpian.
• •Conservación: los archivos de solicitudes de documentos al final de su plazo de conservación, y los archivos de los registros eliminados, se purgan automáticamente del almacenamiento.
• •Consentimientos y avisos de privacidad: hágalos firmar mediante Firma electrónica, Solicitudes de documentos o Vakti Forms (bloque de consentimiento obligatorio, campo de firma, plazo de conservación) y conserve el registro.