Guide utilisateur

À qui s'adresse-t-il ?

• •Cliniques et santé : prise de rendez-vous en ligne, rappels, formulaires de consentement, agendas des praticiens
• •Garages et carrosseries : dossiers de sinistre, page de suivi destinée au client, devis, événements majeurs (grêle/inondation)
• •Cabinets d'avocats : fiches clients, rappels d'audiences et d'échéances, collecte de documents
• •Experts-comptables : rappels de déclarations fiscales et de paiements, collecte de documents auprès des clients
• •Entreprises de services en général : salons, spas, consultants — CRM, devis, réservations et campagnes

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   Inscrivez-vous et vérifiez votre e-mail

   Créez un compte avec e-mail + mot de passe ou Google, puis cliquez sur le lien de vérification.

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   Configurez votre espace de travail

   Un assistant en 3 étapes : nom de l'entreprise et pays → secteur → modules. Vous pouvez démarrer avec des données de démonstration si vous le souhaitez.

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   Ajoutez vos clients

   Un par un, par import CSV ou avec Vakti AI. Supprimez les données de démonstration à tout moment avec « Effacer les données de démo » sur le tableau de bord.

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   Configurez les rendez-vous et les prestations

   Ajoutez des collaborateurs (ressources), des prestations et des horaires de travail, puis partagez votre lien de réservation en ligne.

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   Activez une automatisation

   Dans Automatisations, choisissez une règle prête à l'emploi (par ex. « Lorsqu'un rendez-vous est créé → e-mail de confirmation ») et activez-la.

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   Suivez les résultats

   Suivez les résultats dans Envois, Boîte de réception et Analyses.

Après la création

• •L'écran « Configuration de votre espace de travail » affiche chaque étape, puis le tableau de bord s'ouvre.
• •Effacez ou actualisez les données de démonstration en un clic depuis la bannière du tableau de bord.
• •Vous pouvez modifier les modules à tout moment dans Paramètres › Modules ; un module désactivé disparaît du menu et des automatisations.

Comment ajouter des contacts

• •Manuellement : bouton « Nouveau » → nom, téléphone (E.164, par ex. +33…), e-mail, étiquettes, collaborateur assigné.
• •Import CSV : import en masse depuis Excel/CSV ; associez les colonnes, y compris aux champs personnalisés.
• •Vakti AI : en langage naturel, par ex. « Ajoute Jean Dupont, téléphone … ».
• •Automatiquement : les réservations en ligne, le portail, les demandes de documents et les réponses Vakti Forms (réglage : associer/créer) créent eux-mêmes de nouveaux contacts.

Sur la fiche

• •Alerte de doublon : lorsque vous ajoutez un contact dont l'e-mail/le téléphone existe déjà, il vous est proposé d'« Ouvrir la fiche » ou d'« Ajouter quand même ».
• •Fusion : si la même personne a deux fiches, choisissez « Fusionner » dans le menu ⋯ de l'en-tête → sélectionnez l'autre fiche ; ses rendez-vous, notes, tâches, messages et devis sont transférés ici, les champs vides sont complétés, les étiquettes sont combinées et le doublon est supprimé (irréversible).
• •Actions rapides : les puces « Note » et « Tâche » ouvrent un éditeur en ligne sans changer d'onglet (Ctrl/⌘+Entrée enregistre) ; « Rendez-vous » ouvre le formulaire avec le contact prérempli. L'enregistrement met à jour le badge de l'onglet et actualise l'activité récente.
• •En un coup d'œil : en haut de l'Aperçu — prochain rendez-vous (date + prestation), nombre de tâches ouvertes, dernière activité et forfaits actifs ; cliquez sur une tuile pour ouvrir l'onglet correspondant.
• •Cartes repliables : Coordonnées, Champs personnalisés, Dates personnalisées, Portail client et Forfaits ; les cartes vides sont repliées par défaut avec une courte indication dans l'en-tête (« Vide », « 3 champs », « Accès actif »). Votre choix ouvert/fermé est mémorisé dans ce navigateur ; le crayon et « Ajouter une date » fonctionnent même repliés.
• •Onglets : les onglets « Notes », « Tâches », « Rendez-vous » et similaires affichent un badge de comptage ; sur les écrans étroits, les onglets qui ne tiennent pas passent dans un menu « Plus ».
• •Champs personnalisés : conçus comme un formulaire dans Contacts › Formulaire contact — texte, nombre, date, liste ; ordre, obligation et texte d'aide ; affichés avec les mêmes champs dans le panneau contact et la fiche, dans votre format local, et utilisables comme variables de modèle. Fonctionne même sans Vakti Forms.
• •Chronologie : messages, rendez-vous, notes, changements de statut, événements de documents et de devis dans une seule chronologie.
• •Étiquettes et segments : les étiquettes sont appliquées manuellement (VIP, TVA…) ; les segments sont calculés dynamiquement à partir de règles (par ex. « VIP et a eu un rendez-vous dans les 30 derniers jours »).

• •Une fiche entreprise affiche les contacts liés, les notes et les coordonnées.
• •Lors de l'ajout d'un contact, le champ « Entreprise » suggère les entreprises existantes ; saisissez un nom absent de la liste et choisissez « Nouveau : … » pour la créer.
• •Vous ne pouvez pas créer deux entreprises portant le même nom (« Une entreprise portant ce nom existe déjà. »).

• •Contacts, entreprises, modèles, devis, demandes de documents, formulaires et dossiers de sinistre dans une seule liste.
• •Les données des modules désactivés ne sont pas recherchées ; les collaborateurs ne trouvent que les contacts de leur propre périmètre.
• •Les numéros de téléphone peuvent être saisis avec ou sans espaces.

Notions clés

Vues

• •Agenda › Collaborateurs : une colonne par collaborateur ; glissez une carte pour changer son horaire ou son collaborateur (pas de 15 min).
• •Jour / Semaine / Mois : agenda classique avec ligne de l'heure actuelle et heures non travaillées grisées.
• •Liste : À venir / Passés, filtres par statut, collaborateur et contact, plus « Aujourd'hui uniquement ».
• •Tableau : colonnes par statut (En attente, Confirmé, Terminé…), avec les rendez-vous en retard en haut.

Réservation en ligne

• •Lien partageable : vakti.net/book/votre-entreprise — les clients choisissent une prestation, un collaborateur et un créneau libre sans se connecter.
• •La page s'ouvre avec le logo et la couleur de votre entreprise ; les horaires sont affichés dans le fuseau horaire de votre entreprise.
• •Activez ou désactivez-la avec l'interrupteur « Activer la réservation en ligne » dans l'onglet Rendez-vous.
• •Gérer le rendez-vous : chaque e-mail lié à un rendez-vous se termine par un lien « Gérer le rendez-vous · Ajouter à l'agenda » ; sans se connecter, le client l'ajoute à son agenda (.ics / Google Agenda), le reporte ou l'annule (selon le mode rendez-vous du portail).

Règles de rendez-vous (Paramètres › Règles de rendez-vous)

• •Fenêtre de réservation : délai minimum (minutes), réservation maximale à l'avance (jours), tampon entre rendez-vous et pas des créneaux ; seul le libre-service client (page de réservation, portail, « Gérer le rendez-vous ») est limité, les actions du panneau restent libres.
• •Annulation et report : délai limite (heures), nombre maximal de reports, limite quotidienne par client ; passé le délai, le client est invité à vous contacter. Quand un client annule ou reporte, les administrateurs reçoivent une notification push et le propriétaire un e-mail (désactivable dans Notifications), et l'automatisation « Quand un rendez-vous est reporté » se déclenche.
• •Confirmation : « Confirmer automatiquement les réservations en ligne » (désactivé = En attente) et « exiger une confirmation après N absences » ; « Seuls les clients existants » refuse les numéros inconnus.
• •Texte de la politique : rédigé dans vos langues clients, affiché au-dessus de la case de consentement sur la page de réservation et sur « Gérer le rendez-vous ». Surcharge par prestation dans le formulaire de prestation sous « Règles de réservation (cette prestation) » ; les prestations avec « Réservable en ligne » désactivé n'apparaissent pas sur la page.
• •✨ Décrire à l'IA : avec le bouton en haut à droite de l'onglet Règles de rendez-vous, choisissez un préréglage sectoriel ou décrivez votre activité (« annulation au moins 1 jour avant, 2 reports maximum… ») ; l'IA liste les champs qui vont changer (ancien → nouveau), vous cliquez sur « Appliquer au formulaire » puis « Enregistrer les règles ». Rien ne change sans enregistrer ; module IA désactivé, seuls les préréglages apparaissent.
• •✨ Rédiger avec l'IA : le bouton de la section Texte de politique rédige le texte dans toutes vos langues clients à partir des règles affichées (délais d'annulation/report, validation, limites) ; vous pouvez ajouter une note de style (« amical, 15 minutes de retard font perdre le créneau »). Aucune règle n'est inventée, les champs numériques restent intacts ; un texte existant est remplacé après avertissement, « Enregistrer les règles » reste nécessaire.

Compléments libre-service client

• •Je serai là / Arrivé : le bouton vert « ✓ Je serai là » en bas des e-mails de rendez-vous confirme la présence (puce « Client a confirmé » dans le panneau) ; « Arrivé » dans le volet de détail enregistre l'arrivée sans changer le statut.
• •Formulaire avant le rendez-vous : associez un formulaire Vakti Forms publié à une prestation ; à la réservation, un lien personnel est ajouté à l'e-mail de confirmation et à « Gérer le rendez-vous », avec « Rempli / En attente » dans le détail.
• •Demande d'avis : saisissez votre lien d'avis dans Paramètres › Marque et entreprise ; utilisez {{workspace.review_link}} dans les modèles, la recette « Demande d'avis » dans Automatisations, et les rendez-vous terminés affichent « Donnez votre avis » sur la page de gestion.
• •Liste d'attente : une fois activée dans les règles, les jours sans créneau affichent « Rejoindre la liste d'attente » ; quand un rendez-vous est annulé ou déplacé, les inscrits correspondants reçoivent un e-mail limité « Créneau disponible » et le premier à réserver l'emporte ; voir Rendez-vous › Liste d'attente.
• •Choix du personnel : téléversez des photos (Personnel › Modifier) ; avec plusieurs membres disponibles, le client peut choisir « Peu importe » — les créneaux libres sont fusionnés et le membre proposant l'horaire choisi est attribué automatiquement.

Que peuvent faire les clients ?

• •Consulter, annuler ou réserver des rendez-vous.
• •Consulter les devis et y répondre, remplir les demandes de documents et télécharger les documents signés.
• •Suivre le statut, la prochaine étape et vos messages sur leurs dossiers de sinistre.
• •Mettre à jour leur profil et leurs préférences de communication, et soumettre des demandes relatives à la protection des données (KVKK/RGPD).

Configuration

• •Activez Portail client dans Paramètres › Modules.
• •Invitez un contact depuis la section « Portail client » de sa fiche (les invitations sont valables 7 jours) ; vous pouvez révoquer l'accès au même endroit. Vous pouvez aussi utiliser la variable {{portal_link}} dans les modèles.
• •Sur mobile, le menu inférieur affiche jusqu'à 4 onglets ; les autres se trouvent sous « Plus ».

Problèmes fréquents

• •Webhook 403 : le Verify Token n'est pas exactement identique des deux côtés.
• •#131058 (hello_world) : le modèle d'exemple n'envoie que depuis le numéro de test ; utilisez votre propre modèle approuvé.
• •Erreur de token : l'Access Token a expiré ou est incorrect — régénérez-le à l'étape 5.
• •Modèle absent de la liste : attendez qu'il soit APPROVED dans Meta, puis synchronisez.

Types

• •E-mail : texte enrichi (titres, listes, liens, images) et une ligne d'objet.
• •SMS : texte brut avec compteur de caractères.
• •WhatsApp : les modèles approuvés dans Meta sont synchronisés.

Variables (insérez-les en cliquant dans le panneau)

• •Contact : {{name}}, {{phone}}, {{email}}, champs personnalisés (par ex. {{due_date_formatted}})
• •Rendez-vous : {{appointment.date}}, {{appointment.time}}, {{appointment.service}}, {{appointment.staff}}, {{appointment.manage_link}}, {{appointment.calendar_link}}
• •Dossier de sinistre : {{claim_ref}}, {{plate}}, {{status_label}}, {{tracking_url}}
• •Lien : {{portal_link}} — connexion à usage unique au portail client

Types de récurrence

• •Ponctuel (impossible de planifier dans le passé)
• •Quotidien — aux heures choisies
• •Hebdomadaire — les jours choisis
• •Mensuel — à des jours précis du mois

Audience

• •Contacts : une liste choisie à la main
• •Segment : une liste dynamique de toutes les personnes correspondant à une règle — recalculée à chaque exécution

• •Statuts : En file d'attente → Envoyé → Remis ; les échecs affichent la cause de l'erreur et le nombre de tentatives.
• •Ouvert : lorsqu'un e-mail est ouvert (images chargées), la ligne affiche l'étiquette « Ouvert ».
• •Cliqué : les liens des e-mails sont enveloppés dans un lien de suivi signé ; lorsque le client clique, « Cliqué » apparaît (les liens de désabonnement ne sont pas enveloppés).
• •Détails : nom du modèle et heures de mise en file, d'envoi, d'ouverture et de clic.

• •Réponses par e-mail : avec l'option « Les réponses arrivent dans la boîte de réception Vakti » activée dans Canaux › E-mail, la réponse du client arrive ici.
• •Étiquette de sentiment : l'IA classe les messages entrants en Positif / Neutre / Négatif / Urgent ; les messages urgents remontent en haut et déclenchent une notification push.
• •Statut de conversation : marquez une conversation Ouverte / En attente / Fermée ; la liste affiche par défaut les conversations ouvertes, et une conversation fermée se rouvre automatiquement lorsque le client écrit de nouveau.
• •Attribution : attribuez un message à un membre de l'équipe ; les collaborateurs ne voient que les messages de leurs propres clients.
• •Les réponses automatiques (absence du bureau, etc.) ne sont pas comptabilisées dans les statistiques de sentiment.
• •Note interne : onglet « Note » dans l'éditeur — seule votre équipe la voit, rien n'est envoyé au client ; elle reste dans le fil sous forme de carte jaune.
• •Panneau contact : à droite, les informations et la chronologie du contact ; sur petit écran, ouvrez-le avec le bouton « Contact ».
• •Envoi : sur WhatsApp/SMS, Entrée envoie ; pour l'e-mail, Entrée ajoute une ligne et Ctrl/⌘+Entrée envoie. Insérez un modèle avec « Modèle » ou « / », ou obtenez une proposition de réponse avec « Brouillon IA » (compte dans le quota IA mensuel).
• •Clavier : j/k pour passer d'une conversation à l'autre, e ouvrir/fermer, r répondre, n note, ? liste des raccourcis.

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   Créer

   Devis → Nouveau (ou depuis une fiche contact ou un dossier de sinistre). Lignes : description, quantité, unité, prix, TVA ; remise en pourcentage ; devise par devis.

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   Envoyer

   Choisissez une date de validité (les dates passées sont refusées) → « Envoyer ». Le client reçoit un e-mail avec le PDF en pièce jointe et un lien vers le devis.

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   Le client répond

   Il consulte le devis via le lien et l'accepte (éventuellement avec une signature électronique) ou le refuse ; ses éventuelles questions arrivent dans votre boîte de réception.

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   Ensuite

   À l'acceptation, un PDF tamponné et un e-mail de confirmation sont envoyés, et un dossier de sinistre lié passe à « Accord assureur ». Besoin de modifications ? Envoyez une révision (R1, R2…) — la version précédente est clôturée.

Autres fonctionnalités

• •Modèles : enregistrez un devis fréquemment utilisé comme modèle et partez de celui-ci.
• •Rappels : rappels automatiques et manuels pour les devis sans réponse ; les devis échus passent à « Expiré ».
• •Automatisations : déclencheurs « Devis envoyé / accepté / refusé ».
• •Portail : les clients peuvent aussi consulter leurs devis dans le portail.
• •Après acceptation : les devis acceptés affichent les raccourcis « Planifier un rendez-vous » et « Créer une tâche ».
• •Indicateurs : la carte « Devis » sur le tableau de bord et dans Analyses : en attente de réponse, montant en attente, taux de conversion (90 jours), délai de réponse moyen.

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   Préparer la demande

   Demandes de documents → Nouveau (ou depuis un modèle sectoriel). Éléments : envoi de fichier, question (texte, date, nombre, liste), pièce de signature. Une pièce peut s'afficher sous condition selon la réponse à une autre pièce.

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   Envoyer

   Le client reçoit un lien par e-mail (/r/…) ; il s'ouvre sans connexion et fonctionne sur mobile.

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   Le client la remplit

   Il téléverse des fichiers (PDF, images, Office, ZIP), répond aux questions, signe si nécessaire et soumet.

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   Vérifier

   Approuvez chaque pièce ou rejetez-la avec un motif ; les pièces rejetées se rouvrent pour le client. Les réponses peuvent, en option, être enregistrées dans les champs du contact.

Sécurité et conservation

• •Les fichiers téléversés sont analysés par antivirus ; les données de localisation (EXIF) sont retirées des photos.
• •Téléchargez tous les fichiers dans un seul ZIP, ou supprimez-les un par un.
• •Les fichiers ayant dépassé leur durée de conservation (KVKK) sont supprimés automatiquement ; la pièce conserve la mention « Fichiers supprimés (protection des données). ».
• •Les e-mails de rappel partent automatiquement ; suivez l'avancement sur le tableau de bord et dans Analyses.

Intégrations et automatisation

• •Onglet Intégrations : Webhook (JSON signé HMAC), Slack et Discord (URL de webhook entrant), e-mail (notification à l'équipe ou réponse automatique au répondant) ; exécution conditionnelle, « Envoyer un test », journal, 3 tentatives.
• •Automatisation : déclencheur « Réponse Vakti Forms reçue » (réponses utilisables dans les conditions) et action « Envoyer un formulaire » (par ex. enquête après un rendez-vous terminé).
• •Fiche contact : les champs nom/e-mail/téléphone sont associés au contact et aux champs personnalisés ; l'onglet « Formulaires » liste réponses et invitations en attente ; form.sent / form.submitted dans la chronologie.
• •Formulaire contact : les champs personnalisés se conçoivent comme un formulaire dans Contacts › Formulaire contact (obligatoire, texte d'aide, ordre) ; avec Forms activé, vous voyez quel formulaire utilise quel champ et créez en un clic un « Formulaire d'inscription client ».

Accès, sécurité et langues

• •Mot de passe, date de clôture, limite de réponses, texte de fermeture ; honeypot et Cloudflare Turnstile en option.
• •Bloc de consentement obligatoire (texte RGPD/KVKK prêt en 4 langues), réponses supprimées automatiquement après la durée de conservation, fichiers analysés par antivirus.
• •Galerie de modèles : Contact, Enquête de satisfaction, Formulaire préalable au rendez-vous, Inscription à un événement, Demande de devis, Formulaire de consentement (signé) ; enregistrez votre propre formulaire comme modèle.
• •Panneau Traductions : traduisez titre, description, libellés et options dans les langues clients de l'espace de travail (en un clic avec l'IA) ; le visiteur voit ?lang= ou la langue de son navigateur.

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   Document

   Signature électronique → assistant « Nouveau document » : téléversez le PDF, ajoutez un titre et un message ; conservez les documents fréquents comme modèles.

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   Champs

   Glissez les champs de signature, d'initiales, de date et de texte sur le PDF ; attribuez chaque champ à un signataire. Vakti AI suggère le placement.

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   Destinataires et envoi

   Choisissez les signataires parmi les contacts, définissez l'ordre ; le lien s'ouvre dans la langue du signataire. L'envoi groupé à un segment est possible.

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   Signature et preuve

   Le signataire accepte d'abord l'écran de consentement, puis signe en dessinant ou en tapant ; un PDF scellé et une page de preuve (heure, IP, appareil) sont créés et chacun reçoit un e-mail de finalisation.

• •Puces de statut (Brouillon, En attente de signature, Terminé, Refusé, Expiré) ; la vue détaillée affiche par destinataire la chronologie envoyé / ouvert / signé, avec rappel et annulation.
• •Un signataire qui refuse doit indiquer un motif ; le propriétaire du document est notifié.
• •La page de vérification (QR sur le PDF) confirme que le document est scellé et inchangé.
• •Déclencheurs d'automatisation : signature terminée / refusée / expirée. Plan Free : 10 documents par mois.

Automatisations et indicateurs

• •Déclencheurs : changement de statut, document téléversé, SLA proche, dossier inactif.
• •Créez un devis depuis un dossier de sinistre ; à l'acceptation, le dossier passe à « Accord assureur ».
• •Dépassements de SLA et répartition par statut sur le tableau de bord et dans Analyses ; les clients voient « Mes sinistres » dans le portail.

Déclencheurs

Actions

• •Envoyer un message : canal + modèle ; « immédiatement » ou de 15 min à 1 jour après l'événement. Les contacts sans e-mail sont ignorés.
• •Attendre : de 15 min à 7 jours avant l'action suivante.
• •Ajouter / retirer une étiquette, mettre à jour un champ, créer une tâche (titre, responsable, échéance), notifier un membre de l'équipe.
• •Envoyer un formulaire : envoie le formulaire Vakti Forms choisi au contact en invitation personnelle par e-mail (par ex. une enquête de satisfaction après un rendez-vous terminé).

Exemples de demandes

• •« Quels rendez-vous avons-nous demain ? »
• •« Ajoute Jean Dupont et réserve-lui un bilan jeudi à 14 h. »
• •« Envoie un rappel par e-mail aux clients ayant un rendez-vous à venir. »
• •« Invite Sarah dans l'équipe en tant qu'admin. »
• •« Le Dr Martin est absent le 20 octobre. » / « Vendredi, fermé après 13 h. »
• •« Quel est mon taux d'absence sur 30 jours ? » / « Quel canal fonctionne le mieux ? »

Gestion et documents

• •« Crée une tâche : appeler Jean Dupont demain, assignée à moi. »
• •« Ajoute une note à Jean Dupont : allergie à la pénicilline. »
• •« Ajoute l'entreprise Dupont Construction et rattache-lui Jean Dupont. »
• •« Ajoute une prestation « Kinésithérapie » de 45 minutes, prix 80. »
• •« Ajoute le Dr Claire Martin au personnel pour la kinésithérapie. »
• •« Mets en pause la campagne du vendredi. » / « Quelles campagnes sont actives ? »
• •« Désactive l'automatisation d'anniversaire. »
• •« Renomme l'étiquette vip en Client VIP. » / « Fusionne l'étiquette ancien dans archive. »
• •« Envoie le formulaire de consentement par e-mail à Jean Dupont. »
• •« Demande à Jean Dupont la carte grise et une copie de pièce d'identité, délai 5 jours. »
• •« Prépare un devis pour Jean Dupont : 3 séances de kinésithérapie à 80. »
• •« Mets le prix de la kinésithérapie à 90. » / « Ferme le massage à la réservation en ligne. »
• •« Le Dr Martin est parti ; passe-le en inactif. »
• •« Ouvre pour Jean un forfait de 10 séances de kinésithérapie, 700, valable 3 mois. »
• •« Ouvre un dossier de sinistre pour Jean, plaque AB-123-CD, accident du 10 octobre. »
• •« Passe le dossier SN-2026-0003 en réparation, prochaine étape : pièces en attente. »
• •« Attribue la conversation de Jean à Sarah. » / « Quels messages sont en attente ? »
• •« Envoie un rappel de devis à Jean. » / « Rappelle les documents à Sarah. »
• •« Envoie le contrat de consentement à Jean Dupont pour signature. »
• •« Envoie le formulaire de consentement à tous les patients étiquetés VIP. »
• •« Passe l'heure d'envoi de la campagne du vendredi à 10 h. »
• •« Fixe le délai d'annulation à 24 heures et autorise au plus un report. » (règles de rendez-vous ; administrateurs uniquement)

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   Demander

   Formulez votre demande en langage naturel ou utilisez les puces de réponse rapide.

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   Planifier

   Les actions sont listées sous forme de cartes (contact, rendez-vous, envoi…).

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   Approuver

   Modifiez, approuvez ou rejetez.

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   Exécuter

   Le système exécute le plan ; les résultats apparaissent dans la conversation.

Installation

• •Chrome / Edge / Android : l'icône « Installer » dans la barre d'adresse.
• •iPhone / iPad : Safari → Partager → « Sur l'écran d'accueil ».

Notifications

• •Message client urgent (boîte de réception)
• •Demande de documents ouverte / soumise par le client
• •Nouvelle réponse de formulaire (Vakti Forms ; désactivable par formulaire)
• •Activez-les dans Paramètres de l'espace de travail › Notifications ; chaque appareil demande l'autorisation séparément.

Rôles

• •Propriétaire : accès complet ; seul le propriétaire peut supprimer l'espace de travail.
• •Admin : membres, paramètres, canaux et tous les modules (sauf les actions réservées au propriétaire).
• •Opérateur : contacts, modèles, rendez-vous et envois ; pas d'accès aux paramètres des membres ni de l'espace de travail.
• •Collaborateur : lié à une fiche collaborateur ; ne voit que son propre agenda, ses rendez-vous et ses clients. Paramètres, modèles et canaux lui sont inaccessibles.

• •Activables/désactivables : Rendez-vous et collaborateurs, Messagerie, Boîte de réception, Tâches, Automatisations, Signature électronique, Analyses, Vakti AI, Portail client, Suivi des sinistres, Devis, Demandes de documents, Vakti Forms.
• •Contacts, Canaux, Équipe et Paramètres sont toujours actifs.
• •Un module désactivé disparaît du menu, de la recherche et des déclencheurs d'automatisation ; ses données ne sont pas supprimées et réapparaissent lorsque vous le réactivez.

Mon compte

• •Nom : modifiez et enregistrez.
• •Changement d'e-mail : un lien de confirmation est envoyé à la nouvelle adresse ; vous continuez à vous connecter avec l'ancienne adresse jusqu'à confirmation, et un avis de sécurité est envoyé à l'ancienne adresse.
• •Supprimer le compte : confirmé par votre mot de passe. Si vous êtes propriétaire d'un espace de travail, il vous sera demandé de le supprimer d'abord ; le bouton « Supprimer l'espace de travail » dans la liste le fait sans ouvrir l'espace de travail.
• •Notifications : votre préférence d'e-mails d'actualités produit (personnelle, indépendante de l'espace de travail).

Sécurité

• •Authentification à deux facteurs (2FA) : application d'authentification + codes de secours à usage unique (XXXXX-XXXXX) ; l'activation et la régénération des codes de secours exigent votre mot de passe.
• •Sessions : consultez les appareils actifs et déconnectez les autres sessions.
• •Verrouillage : après plusieurs tentatives de mot de passe infructueuses, le compte est verrouillé pendant un certain temps.

• •Désabonnement : les e-mails de campagne contiennent un lien et un en-tête de désabonnement en un clic ; les contacts désabonnés ne reçoivent plus d'e-mails.
• •İYS (registre turc des consentements aux messages commerciaux) : le statut de consentement est conservé par contact ; aucun message commercial n'est envoyé sans consentement.
• •Demandes des personnes concernées : les demandes KVKK (loi turque sur la protection des données) / RGPD sont transmises à votre entreprise depuis le portail client ; lorsqu'un contact est supprimé, ses fichiers sont également nettoyés.
• •Conservation : les fichiers des demandes de documents arrivés en fin de durée de conservation, ainsi que les fichiers des fiches supprimées, sont automatiquement purgés du stockage.
• •Consentements et mentions d'information : faites-les signer via Signature électronique, Demandes de documents ou Vakti Forms (bloc de consentement obligatoire, champ de signature, durée de conservation) et conservez-en la trace.