Kullanım Kılavuzu

Kimler için?

• •Klinik & sağlık: online randevu, hatırlatma, onam formu, personel takvimi
• •Tamirhane & karoseri: hasar dosyası, müşteriye açık takip sayfası, teklif, toplu olay (dolu/sel)
• •Hukuk büroları: müvekkil kayıtları, duruşma ve son gün hatırlatmaları, belge toplama
• •Mali müşavirler: beyanname ve tahsilat hatırlatması, mükelleften belge isteme
• •Genel hizmet işletmeleri: kuaför, spa, danışman — CRM, teklif, rezervasyon ve kampanya

1. 1

   Kayıt ol ve e-postanı doğrula

   E-posta + şifre ya da Google ile hesap aç. Doğrulama bağlantısına tıkla.

2. 2

   Çalışma alanını kur

   3 adımlı sihirbaz: işletme adı ve ülke → sektör → modüller. İstersen demo veriyle başla.

3. 3

   Müşterilerini ekle

   Tek tek, CSV içe aktarma ya da Vakti AI ile. Demo verileri Pano'daki "Demo Verileri Temizle" ile silinir.

4. 4

   Randevu ve hizmetleri tanımla

   Personel (kaynak), hizmet ve çalışma saatleri. Online rezervasyon bağlantını paylaş.

5. 5

   Otomasyonu aç

   Otomasyonlar'da hazır bir kuralı (ör. "Randevu oluşturulduğunda → onay e-postası") seç ve etkinleştir.

6. 6

   İzle

   Gönderimler, Gelen Kutusu ve Analitik ekranlarından sonuçları takip et.

Oluşturduktan sonra

• •"Çalışma alanınız hazırlanıyor" ekranı adımları gösterir, ardından Pano açılır.
• •Demo veriler Pano'daki şeritten tek tıkla temizlenir ya da yenilenir.
• •Modüller her zaman Ayarlar › Modüller'den değiştirilebilir; kapalı modül menüde ve otomasyonlarda görünmez.

Ekleme yöntemleri

• •Elle: "Yeni" butonu → ad, telefon (E.164, ör. +90…), e-posta, etiket, sorumlu personel.
• •CSV içe aktarma: Excel/CSV'den toplu; sütunlar eşleştirilir, özel alanlara da yazılabilir.
• •Vakti AI: "Ahmet Yılmaz'ı ekle, telefonu …" gibi doğal dille.
• •Otomatik: online rezervasyon, portal, belge istekleri ve Vakti Forms yanıtları (ayar: eşle/oluştur) yeni kişiyi kendiliğinden oluşturur.

Kayıt sayfasında

• •Yinelenen uyarısı: aynı e-posta/telefonla yeni kişi eklerken "Kayda git" ya da "Yine de ekle" sorulur.
• •Birleştirme: aynı kişinin iki kaydı varsa başlıktaki ⋯ menüsünden "Birleştir" → diğer kaydı seç; randevu, not, görev, gönderim ve teklifleri bu kayda taşınır, boş alanlar dolar, etiketler birleşir, kopya silinir (geri alınamaz).
• •Hızlı eylemler: "Not" ve "Görev" chip'leri sekme değiştirmeden yerinde kayıt açar (Ctrl/⌘+Enter kaydeder); "Randevu" formu kişiyle dolu açar. Kaydedince ilgili sekmenin rozeti artar ve Son etkinlik güncellenir.
• •Bir bakışta: Özet'in üstünde sıradaki randevu (tarih + hizmet), açık görev sayısı, son etkileşim ve aktif paket; kutuya tıklamak ilgili sekmeyi açar.
• •Katlanabilir kartlar: İletişim bilgileri, Özel alanlar, Özel tarihler, Müşteri portalı ve Paketler; boş kart kapalı başlar ve başlıkta kısa ipucu gösterir ("Boş", "3 alan", "Erişimi var"). Açık/kapalı tercihiniz bu tarayıcıda hatırlanır; kalem ve "Tarih ekle" kapalıyken de çalışır.
• •Sekmeler: "Notlar", "Görevler", "Randevular" gibi sekmelerde kayıt sayısı rozeti; dar ekranda sığmayan sekmeler "Diğer" menüsündedir.
• •Özel alanlar: Müşteriler › Kişi formu'nda form gibi tasarlanır — metin, sayı, tarih, seçim; sıra, zorunluluk ve yardım metni; kişi ekleme panelinde ve kayıtta aynı girdilerle görünür, yerel biçimde gösterilir ve şablonlarda değişken olarak kullanılır. Vakti Forms kapalıyken de çalışır.
• •Zaman tüneli: mesajlar, randevular, notlar, statü değişiklikleri, belge ve teklif olayları tek kronolojide.
• •Etiket ve segment: etiket elle verilir (VIP, KDV…); segment kurala göre dinamik hesaplanır (ör. "VIP ve son 30 günde randevusu var").

• •Firma kaydında bağlı kişiler, notlar ve iletişim bilgileri görünür.
• •Kişi eklerken "Firma" alanı mevcut firmaları önerir; listede olmayan ad yazılırsa "Yeni: …" ile firma oluşturulur.
• •Aynı adla ikinci firma oluşturulamaz ("Bu adda bir kurum zaten var.").

• •Kişiler, firmalar, şablonlar, teklifler, belge istekleri, formlar ve hasar dosyaları tek listede.
• •Kapalı modüllerin kayıtları aranmaz; personel yalnızca kendi kapsamındaki kişileri bulur.
• •Telefon numarası boşluklu ya da boşluksuz yazılabilir.

Temel kavramlar

Görünümler

• •Takvim › Personel: her personel bir sütun; kartı sürükleyerek saatini veya personelini değiştir (15 dk adım).
• •Gün / Hafta / Ay: klasik takvim; şimdi çizgisi ve çalışma dışı saatler taralı.
• •Liste: Yaklaşan / Geçmiş, durum-personel-kişi filtreleri, "Sadece bugün".
• •Pano: durum sütunları (Bekliyor, Onaylandı, Tamamlandı…), gecikenler üstte.

Online rezervasyon

• •Paylaşılabilir bağlantı: vakti.net/book/işletme — müşteri giriş yapmadan hizmet, personel ve uygun saati seçer.
• •Sayfa işletmenin logosu ve rengiyle açılır; saatler işletmenin saat diliminde gösterilir.
• •Randevular sekmesindeki "Online rezervasyonu aç" anahtarıyla açılıp kapanır.
• •Randevuyu yönet: randevuya bağlı her e-postanın altında "Randevuyu yönet · Takvime ekle" bağlantısı çıkar; müşteri giriş yapmadan randevusunu takvimine ekler (.ics / Google Takvim), yeniden planlar ya da iptal eder (portal randevu moduna uyar).

Randevu kuralları (Ayarlar › Randevu kuralları)

• •Rezervasyon penceresi: en erken (dakika), en ileri (gün), randevular arası tampon ve saat adımı; yalnız müşteri self-servisini (rezervasyon sayfası, portal, "Randevuyu yönet") sınırlar, panelden yapılan işlemler serbesttir.
• •İptal ve erteleme: son süre (saat), en fazla erteleme sayısı, aynı güne kişi başı sınır; süre dolunca müşteri "işletmeyle iletişime geçin" görür. Müşteri iptal/erteleyince yöneticilere push + sahibe e-posta gider (Bildirimler'den kapatılabilir) ve "Randevu ertelendiğinde" otomasyonu tetiklenir.
• •Onay: "Online randevuları otomatik onayla" (kapalıyken Bekliyor) ve "şu kadar gelmedi sonrası onay iste"; "Yalnız kayıtlı müşteriler" tanınmayan telefonu reddeder.
• •Politika metni: müşteri dillerinde yazılır, rezervasyon sayfasında onay kutusunun üstünde ve "Randevuyu yönet" sayfasında görünür. Hizmet formunda "Rezervasyon kuralları (bu hizmet)" ile hizmet bazında ezilebilir; "Online rezervasyona açık" kapalı hizmet sayfada listelenmez.
• •✨ AI'a tarif et: Randevu kuralları sekmesinin sağ üstündeki düğmeyle sektör hazır setlerinden birini seçin ya da işletmenizi yazın ("iptal en geç 1 gün önce, en fazla 2 erteleme…"); AI değişecek alanları eski → yeni listeler, "Forma uygula" der, siz "Kuralları kaydet"e basarsınız. Kaydetmeden hiçbir şey değişmez; AI modülü kapalıyken yalnız hazır setler görünür.
• •✨ AI ile yaz: Politika metni bölümündeki düğme, ekrandaki kurallardan (iptal/erteleme süresi, onay, sınırlar) müşteri dillerinin hepsinde metni yazar; isteğe bağlı ton notu ekleyebilirsiniz ("samimi dil, 15 dk gecikme randevuyu düşürür"). Kural uydurmaz, sayısal alanlara dokunmaz; mevcut metin varsa üzerine yazılacağını söyler, yine "Kuralları kaydet" gerekir.

Müşteri self-servis ekleri

• •Geliyorum / Geldi: randevu e-postalarının altındaki yeşil "✓ Geliyorum" düğmesi katılımı teyit eder (panelde "Müşteri onayladı" çipi); detay çekmecesindeki "Geldi" check-in işaretler, durum değişmez.
• •Randevu öncesi form: hizmete yayındaki bir Vakti Forms formunu bağlayın; randevu oluşunca kişiye özel form bağlantısı onay e-postasına ve "Randevuyu yönet" sayfasına düşer, detayda "Dolduruldu / Bekliyor".
• •Yorum isteği: Ayarlar › Marka ve işletme'ye yorum bağlantısını yazın; şablonlarda {{workspace.review_link}}, Otomasyonlar'da "Yorum isteği" reçetesi, tamamlanan randevunun "Randevuyu yönet" sayfasında "Bizi değerlendirin".
• •Bekleme listesi: kurallarda açınca boş günde "Beklemeye alın" çıkar; bir randevu iptal/ertelenince uyan bekleyenlere süreli "Yer açıldı" e-postası gider, ilk alan kapar; Randevular › Bekleyenler sekmesinde liste.
• •Personel seçimi: personele fotoğraf yükleyin (Personel › Düzenle); birden çok uygun personel varsa müşteri "Fark etmez" seçer, boş saatler birleşir ve seçilen saati sunan personel otomatik atanır.

Müşteri neler yapar?

• •Randevularını görür, iptal eder ya da yeni randevu alır.
• •Tekliflerini görür ve yanıtlar; belge isteklerini doldurur; imzaladığı belgeleri indirir.
• •Hasar dosyalarının statüsünü, sıradaki adımı ve işletmenin mesajını izler.
• •Profilini ve iletişim tercihlerini günceller; KVKK talebi iletir.

Kurulum

• •Ayarlar › Modüller'den Müşteri Portalı'nı aç.
• •Kişiyi kayıt sayfasındaki "Müşteri portalı" bölümünden davet et (davet 7 gün geçerli); erişimi aynı yerden kaldırabilirsin. Şablonlarda {{portal_link}} değişkeni de kullanılabilir.
• •Mobilde alt menüde en çok 4 sekme, fazlası "Diğer" altında.

Sık karşılaşılan sorunlar

• •Webhook 403: Verify Token iki tarafta birebir aynı değil.
• •#131058 (hello_world): örnek şablon yalnız test numarasından gider; kendi onaylı şablonunu kullan.
• •Token hatası: Access Token süresi dolmuş ya da yanlış — Aşama 5'ten yenile.
• •Şablon listede yok: Meta'da APPROVED olmasını bekle, sonra senkronla.

Türler

• •E-posta: zengin metin (başlık, liste, bağlantı, görsel); konu satırı.
• •SMS: düz metin, karakter sayacı.
• •WhatsApp: Meta'da onaylı şablonlar senkronlanır.

Değişkenler (panelden tıklayarak eklenir)

• •Kişi: {{name}}, {{phone}}, {{email}}, özel alanlar (ör. {{due_date_formatted}})
• •Randevu: {{appointment.date}}, {{appointment.time}}, {{appointment.service}}, {{appointment.staff}}, {{appointment.manage_link}}, {{appointment.calendar_link}}
• •Hasar dosyası: {{claim_ref}}, {{plate}}, {{status_label}}, {{tracking_url}}
• •Bağlantı: {{portal_link}} — müşteri portalına tek kullanımlık giriş

Tekrar türleri

• •Tek seferlik (geçmiş bir saate planlanamaz)
• •Günlük — seçili saatlerde
• •Haftalık — seçilen günlerde
• •Aylık — ayın belirli günlerinde

Hedef

• •Kişiler: elle seçilen liste
• •Segment: kurala uyan dinamik liste — her çalıştırmada yeniden hesaplanır

• •Durumlar: Sırada → Gönderildi → İletildi; Başarısız olanlarda hata nedeni ve tekrar deneme sayısı.
• •Açıldı: e-posta açıldığında (görseller yüklendiğinde) satırda "Açıldı" etiketi.
• •Tıklandı: e-postadaki bağlantılar imzalı izleme bağlantısıyla sarılır; müşteri tıklayınca "Tıklandı" görünür (abonelikten çıkma bağlantısı sarılmaz).
• •Ayrıntı: şablon adı, sıraya alınma, gönderim, açılma ve tıklama zamanları.

• •E-posta yanıtları: Kanallar › E-posta'da "Yanıtlar Vakti Gelen Kutusu'na düşsün" açıkken müşterinin "Yanıtla"sı buraya gelir.
• •Duygu etiketi: gelen mesaj yapay zekâyla Olumlu / Nötr / Olumsuz / Acil olarak sınıflandırılır; acil olanlar üstte ve push bildirimiyle.
• •Konuşma durumu: konuşmayı Açık / Beklemede / Kapalı olarak işaretle; liste varsayılan olarak açık konuşmaları gösterir, kapalı konuşmaya müşteri yeniden yazınca konuşma kendiliğinden açılır.
• •Atama: mesajı ekip üyesine ata; personel yalnız kendi müşterilerinin mesajlarını görür.
• •Otomatik yanıtlar (ofis dışı vb.) duygu istatistiğine sayılmaz.
• •İç not: kompozitörde "Not" sekmesi — yalnız ekip görür, müşteriye gitmez; sarı kart olarak dizide kalır.
• •Kişi paneli: sağda kişinin bilgileri ve zaman tüneli; dar ekranda "Kişi" düğmesiyle açılır.
• •Gönderme: WhatsApp/SMS'te Enter gönderir; e-postada Enter yeni satır, Ctrl/⌘+Enter gönderir. "Şablon" ya da "/" ile şablon ekle, "AI taslak" ile yanıt önerisi al (aylık AI kotasından düşer).
• •Klavye: j/k konuşmalar arasında gez, e aç/kapat, r yanıt, n not, ? kısayol listesi.

1. 1

   Oluştur

   Teklifler → Yeni (ya da kişi/hasar dosyası kaydından). Kalemler: açıklama, miktar, birim, fiyat, KDV; yüzde indirim; teklif başına para birimi.

2. 2

   Gönder

   Geçerlilik tarihini seç (geçmiş tarih kabul edilmez) → "Gönder". Müşteriye PDF ekli e-posta ve teklif bağlantısı gider.

3. 3

   Müşteri yanıtlar

   Bağlantıda teklifi görür, kabul eder (istersen e-imzayla) ya da reddeder; soru sorarsa Gelen Kutusu'na düşer.

4. 4

   Sonra

   Kabulde damgalı PDF ve onay e-postası; bağlı hasar dosyası "Onaylandı" olur. Değişiklik gerekirse revizyon (R1, R2…) gönder — eski sürüm kapanır.

Ek özellikler

• •Şablonlar: sık kullanılan teklifi şablon olarak kaydet, şablondan başla.
• •Hatırlatma: yanıt gelmeyen tekliflere otomatik ve elle hatırlatma; süresi dolan teklif "Süresi doldu" olur.
• •Otomasyon: "Teklif gönderildi / kabul edildi / reddedildi" tetikleyicileri.
• •Portal: müşteri tekliflerini portalda da görür.
• •Kabulden sonra: kabul edilen teklifte "Randevu planla" ve "Görev oluştur" kısayolları çıkar.
• •Metrikler: Pano ve Analitik'te "Teklifler" kartı: yanıt bekleyen, bekleyen tutar, dönüşüm oranı (90 gün), ortalama yanıt süresi.

1. 1

   İsteği hazırla

   Belge istekleri → Yeni (ya da sektör şablonundan). Maddeler: dosya yükleme, soru (metin, tarih, sayı, seçim), imza maddesi. Bir madde başka bir maddenin cevabına göre koşullu gösterilebilir.

2. 2

   Gönder

   Müşteriye e-postayla bağlantı gider (/r/…); girişsiz açılır, mobil uyumludur.

3. 3

   Müşteri doldurur

   Dosya yükler (PDF, görsel, Office, ZIP), soruları yanıtlar, gerekirse imzalar ve gönderir.

4. 4

   İncele

   Her maddeyi onayla ya da gerekçeyle reddet; reddedilen madde müşteriye tekrar açılır. Cevaplar istenirse kişi alanlarına yazılır.

Güvenlik ve saklama

• •Yüklenen dosyalar virüs taramasından geçer; fotoğraflardaki konum (EXIF) bilgisi temizlenir.
• •Tüm dosyalar tek ZIP olarak indirilebilir; tek tek silinebilir.
• •KVKK saklama süresi dolan dosyalar otomatik silinir; maddede "Dosyalar silindi (KVKK)." notu kalır.
• •Hatırlatma e-postaları otomatik gider; ilerleme Pano ve Analitik'te izlenir.

Entegrasyon ve otomasyon

• •Entegrasyonlar sekmesi: Webhook (HMAC imzalı JSON), Slack ve Discord (gelen webhook adresi), e-posta (ekibe bildirim ya da gönderene otomatik yanıt); koşullu çalıştırma, "Test gönder", çalıştırma günlüğü, 3 deneme.
• •Otomasyon: "Vakti Forms yanıtı geldiğinde" tetikleyicisi (cevaplar koşulda kullanılabilir) ve "Form gönder" aksiyonu (ör. randevu tamamlanınca anket).
• •Kişi kaydı: ad/e-posta/telefon alanları kişiye eşlenir, özel alanlara yazılır; "Formlar" sekmesinde gönderimler ve bekleyen davetler; zaman tünelinde form.sent / form.submitted.
• •Kişi formu: kişi özel alanları Müşteriler › Kişi formu'nda form gibi tasarlanır (zorunlu, yardım metni, sıra); Forms açıkken hangi formun hangi alanı kullandığı görünür ve tek tıkla "Müşteri kayıt formu" oluşturulur.

Erişim, güvenlik ve çok dil

• •Şifreli form, kapanış tarihi, yanıt sınırı, kapalı metni; bot tuzağı (honeypot) ve isteğe bağlı Cloudflare Turnstile.
• •Zorunlu rıza bloğu (KVKK/GDPR metni 4 dilde hazır), saklama süresi dolan yanıtlar otomatik silinir, dosyalar virüs taramasından geçer.
• •Şablon galerisi: İletişim, Memnuniyet anketi, Randevu öncesi bilgi, Etkinlik kaydı, Teklif talebi, Onam formu (imzalı); kendi formunu "Şablon olarak kaydet".
• •Çeviriler paneli: çalışma alanının müşteri dilleri için başlık, açıklama, etiket ve seçenekleri çevir (AI ile tek tıkla); ziyaretçi ?lang= ya da tarayıcı diline göre görür.

1. 1

   Belge

   E-imza → Yeni belge sihirbazı: PDF yükle, başlık ve mesaj; sık kullanılan belgeyi şablon olarak sakla.

2. 2

   Alanlar

   PDF üzerinde imza, paraf, tarih ve metin alanlarını sürükle; her alanı bir imzacıya ata. Vakti AI alan yerleşimi önerir.

3. 3

   Alıcılar ve gönder

   İmzacıları kişi kaydından seç, imza sırasını belirle; bağlantı imzacının dilinde açılır. Bir segmente toplu gönderim yapılabilir.

4. 4

   İmza ve kanıt

   İmzacı önce rıza ekranını onaylar, sonra çizerek ya da yazarak imzalar; mühürlü PDF ve kanıt sayfası (zaman, IP, cihaz) oluşur, herkese tamamlanma e-postası gider.

• •Durum çipleri (Taslak, İmza bekliyor, Tamamlandı, Reddedildi, Süresi doldu); ayrıntıda alıcı başına gönderildi / açıldı / imzaladı zaman çizelgesi, hatırlat ve iptal.
• •Reddeden imzacı gerekçe yazar; belge sahibine bildirim gider.
• •Doğrulama sayfası (PDF'teki QR) belgenin mühürlü ve değişmemiş olduğunu gösterir.
• •Otomasyon tetikleyicileri: e-imza tamamlandı / reddedildi / süresi doldu. Free planda ayda 10 belge.

Otomasyon ve metrikler

• •Tetikleyiciler: statü değişti, belge yüklendi, SLA yaklaşıyor, dosyada sessizlik.
• •Hasar dosyasından teklif oluştur; kabulde dosya "Onaylandı" olur.
• •Pano ve Analitik'te SLA aşımı ve statü dağılımı; müşteri portalda "Hasar dosyalarım"ı görür.

Tetikleyiciler

Aksiyonlar

• •Mesaj gönder: kanal + şablon; "hemen" ya da olaydan 15 dk – 1 gün sonra. E-postası olmayan kişi atlanır.
• •Bekle: sonraki aksiyondan önce 15 dk – 7 gün.
• •Etiket ekle / kaldır, alan güncelle, görev oluştur (başlık, atanan, vade), ekip üyesine bildirim.
• •Form gönder: seçilen Vakti Forms formunu kişiye e-postayla davet olarak yollar (ör. randevu tamamlanınca memnuniyet anketi).

Örnek istekler

• •"Yarın hangi randevular var?"
• •"Ahmet Yılmaz'ı ekle ve perşembe 14:00'e kontrol randevusu ver."
• •"Randevusu yaklaşan müşterilere e-postayla hatırlatma gönder."
• •"Ekibe Ayşe'yi yönetici olarak davet et."
• •"Dr. Ayşe 20 Ekim'de izinli." / "Cuma 13:00'ten sonra kapalıyız."
• •"Son 30 günde no-show oranım ne?" / "Hangi kanal daha iyi çalışıyor?"

Yönetim ve belgeler

• •"Ahmet Yılmaz'ı yarın ara diye görev aç, bana ata."
• •"Mehmet Kaya'nın kaydına 'penisilin alerjisi var' notu ekle."
• •"Yılmaz İnşaat firmasını ekle, Ahmet Yılmaz'ı bağla."
• •"45 dakikalık 'Fizik tedavi' hizmeti ekle, 800 TL."
• •"Dr. Elif Kaya'yı personel olarak ekle, Fizik tedavi versin."
• •"Cuma kampanyasını duraklat." / "Hangi kampanyalar aktif?"
• •"Doğum günü otomasyonunu kapat."
• •"'vip' etiketini 'VIP Müşteri' yap." / "'eski' etiketini 'arşiv'e birleştir."
• •"Onam formunu Ahmet Yılmaz'a e-postayla gönder."
• •"Ahmet Yılmaz'dan ruhsat ve kimlik fotokopisi iste, 5 gün süre."
• •"Ahmet Yılmaz'a 3 seans fizik tedavi teklifi hazırla, seans 800 TL."
• •"Fizik tedavi fiyatını 900 yap." / "Masajı online rezervasyona kapat."
• •"Dr. Ayşe işten ayrıldı, pasife al."
• •"Ahmet'e 10 seanslık fizik tedavi paketi aç, 7.000 TL, 3 ay geçerli."
• •"34 ABC 123 plakalı araç için Ahmet adına hasar dosyası aç, kaza 10 Ekim."
• •"HS-2026-0003 dosyasını onarıma al, sonraki adım: parça bekleniyor."
• •"Ahmet'in konuşmasını Ayşe'ye ata." / "Bekleyen mesajlar neler?"
• •"Ahmet'e teklif hatırlatması gönder." / "Ayşe'ye belge hatırlat."
• •"Onam sözleşmesini Ahmet Yılmaz'a imzaya gönder."
• •"Onam formunu VIP etiketli hastalara gönder."
• •"Cuma kampanyasının saatini 10:00 yap."
• •"İptal süresini 24 saat yap, erteleme en fazla 1 kez olsun." (randevu kuralları; yalnız yönetici)

1. 1

   Yaz

   Doğal dilde iste; hızlı yanıt çiplerini kullan.

2. 2

   Plan

   Yapılacaklar kart olarak listelenir (kişi, randevu, gönderim…).

3. 3

   Onayla

   Düzenle, onayla ya da reddet.

4. 4

   Uygula

   Sistem planı çalıştırır; sonuç konuşmada görünür.

Kurulum

• •Chrome / Edge / Android: adres çubuğundaki "Yükle" simgesi.
• •iPhone / iPad: Safari → Paylaş → "Ana Ekrana Ekle".

Bildirimler

• •Acil müşteri mesajı (Gelen Kutusu)
• •Belge isteği müşteri tarafından açıldı / gönderildi
• •Yeni form yanıtı (Vakti Forms; form ayarından kapatılabilir)
• •Çalışma alanı ayarları › Bildirimler'den açılır; her cihaz ayrı izin ister.

Roller

• •Sahip: her şey; çalışma alanını yalnız sahip silebilir.
• •Yönetici: üyeler, ayarlar, kanallar ve tüm modüller (sahibe ait işlemler hariç).
• •Operatör: kişi, şablon, randevu ve gönderim; üye ve alan ayarlarına dokunamaz.
• •Personel: bir personel kaydına bağlanır; yalnız kendi takvimi, randevuları ve müşterileri. Ayarlar, şablonlar ve kanallar kapalı.

• •Açılıp kapatılabilenler: Randevu & Personel, Mesajlaşma, Gelen Kutusu, Görevler, Otomasyonlar, E-imza, Analitik, Vakti AI, Müşteri Portalı, Hasar Takibi, Teklifler, Belge istekleri, Vakti Forms.
• •Kişiler, Kanallar, Ekip ve Ayarlar her zaman açıktır.
• •Kapalı modül menüden, aramadan ve otomasyon tetikleyicilerinden kalkar; veriler silinmez, tekrar açınca geri gelir.

Hesabım

• •Ad: düzenle ve kaydet.
• •E-posta değişikliği: yeni adrese onay bağlantısı gider; onaylanana kadar eski adresle giriş sürer, eski adrese güvenlik bildirimi gider.
• •Hesabı sil: şifreyle onaylanır. Sahibi olduğun çalışma alanı varsa önce onu silmen istenir; listedeki "Çalışma Alanını Sil" ile alana girmeden silebilirsin.
• •Bildirimler: ürün haberi e-postaları tercihi (kişisel; çalışma alanına bağlı değil).

Güvenlik

• •İki faktörlü doğrulama (2FA): kimlik doğrulayıcı uygulama + tek kullanımlık yedek kodlar (XXXXX-XXXXX); açma ve yedek kod yenileme şifre ister.
• •Oturumlar: aktif cihazları gör, diğer oturumları kapat.
• •Kilit: art arda hatalı şifre denemelerinde hesap bir süre kilitlenir.

• •Abonelikten çıkma: kampanya e-postalarında tek tıkla abonelikten çıkma bağlantısı ve başlığı; çıkan kişiye e-posta gitmez.
• •İYS (Türkiye): kişi başına izin durumu tutulur; izni olmayana ticari ileti gönderilmez.
• •Veri sahibi talepleri: müşteri portalından KVKK/GDPR talebi işletmeye iletilir; kişi kaydı silindiğinde ilgili dosyalar da temizlenir.
• •Saklama: belge isteği dosyaları süre sonunda, silinen kayıtların dosyaları depodan otomatik temizlenir.
• •Onam ve aydınlatma: metinleri E-imza, Belge istekleri ya da Vakti Forms (zorunlu rıza bloğu, imza alanı, saklama süresi) ile imzalatıp kayıt altına al.